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Publié le 20 janvier 2021 | Multidisciplinaire

Des canaux Teams pour des centres d'aide virtuels au Cégep Édouard-Montpetit

Le cégep Édouard-Montpetit offre plusieurs centres d'aide à ses étudiants. Avec la pandémie, il a fallu trouver une façon d'offrir ces services en ligne. À l'automne 2020, j'ai été chargée par la Direction des systèmes et technologies de l'information de mon collège d'accompagner les enseignants responsables des 3 principaux centres d'aide dans la transposition en ligne des services offerts.

Au cégep Édouard-Montpetit, certains enseignants sont dégrevés d'une partie de leur tâche pour s'occuper des centres d'aide en mathématiques, en français et en langues. C'est avec ces enseignants que j'ai travaillé.

Une seule plateforme pour aider les étudiants

Pour éviter que les étudiants n'aient pas à s'approprier de multiples plateformes et à naviguer à travers un trop grand nombre d'outils, à l'automne 2020, le collège a fortement encouragé les enseignants à utiliser la plateforme Microsoft Teams pour leur enseignement à distance. En conséquence, quand est venu le temps de concevoir les centres d'aide virtuels, il est logique que le cégep ait également voulu que les enseignants responsables utilisent Teams.

À l'exception du choix de la plateforme, qui était imposé aux enseignants responsables, tous les autres éléments étaient à leur discrétion. Mon rôle était de les accompagner pour bien cerner leurs besoins et leur proposer des solutions technologiques adéquates.

Mon rôle de conseillère

Les premières rencontres que j'ai eues avec chaque équipe d'enseignants responsables ont été très exploratoires. J'ai commencé par bien les écouter m'expliquer leurs besoins. Puis, en discutant avec eux de différentes solutions possibles, j’ai pu les aiguiller vers celles qui répondaient le mieux à leurs besoins et aux besoins des étudiants.

J'ai travaillé plusieurs années comme conseillère en formation dans de grandes entreprises et j'ai eu l'impression de retrouver une partie du rôle-conseil que j'avais dans cette ancienne vie.

Je me sens privilégiée d'avoir eu la chance d'aider ces enseignants à construire quelque chose qui n'avait jamais été fait avant chez nous!

Nous avons eu de très beaux échanges d'idées.

Tous les enseignants ont été très collaboratifs. Tout le monde voulait que les centres d'aide fonctionnent bien et que ce soit le plus simple possible pour les étudiants.

Les solutions retenues par les équipes de français et de langues se ressemblent, celle du Centre d'aide en mathématiques est complètement différente… et c'est parfait ainsi!

La solution retenue pour le Centre d'aide en mathématiques

L'un des enseignants du Centre d'aide en mathématiques (CAM) a créé une équipe Teams pour son centre d'aide. Puis, il a créé un canal pour chacun des cours offerts par son département. Ensuite, l'enseignant-responsable du Centre d'aide en mathématiques a inscrit lui-même tous les étudiants des cours dans les bons groupes. C'est un important travail en amont, mais, ensuite, on est assuré que chaque étudiant ait aisément accès à la ressource!

L'équipe Teams du CAM

Les étudiants peuvent poser leurs questions dans les conversations de chaque canal. Les enseignants responsables du centre d'aide répondent aux questions avec l'aide de plusieurs de leurs collègues. La politique est de d'abord diriger les étudiants vers leur enseignant et de leur répondre ensuite.

La solution retenue en français et en langues

En français et en langues, les enseignants ont créé une équipe Teams pour chacun des centres d'aide des 2 campus (campus de Longueuil et École nationale d'aérotechnique).

Il n'était pas envisageable pour les enseignants responsables d'inscrire tous les étudiants au centre d'aide puisqu’ils sont beaucoup trop nombreux. Nous avons choisi de répliquer la pratique qui avait cours en présence, quand les enseignants dirigeaient leurs étudiants vers les centres d'aide.

Ainsi, nous avons partagé le lien vers les équipes auprès des enseignants et en avons fait la promotion au sein de la communauté étudiante. Ce sont ensuite les étudiants qui doivent demander à rejoindre l'équipe du centre d'aide. Ils sont accueillis par les enseignants responsables et leurs besoins sont analysés.

Au Centre d'aide en français du campus de Longueuil, une technicienne en travaux pratiques est disponible à temps plein pour répondre aux questions ponctuelles des étudiants. C'est l'équivalent d'un bureau dont la porte est toujours ouverte. Les étudiants peuvent contacter cette personne par le biais d'un canal nommé « Posez vos questions ». Sur ce canal, des étudiants peuvent aussi répondre aux questions de leurs pairs.

La personne disponible à temps plein alimente un canal présentant des capsules théoriques aux étudiants pour leur expliquer des notions utiles (accord des participes passés, par exemple).

Il y a également un canal consacré à des ressources pour la préparation à l'épreuve uniforme.

Le canal « Prendre un rendez-vous » est lié à une centrale de réservations avec Microsoft Bookings. Cette application est très utile: à la base, seuls les enseignants peuvent inviter leurs étudiants à un rendez-vous. Bookings permet de faire l'inverse. (Comme il fallait s'y attendre, les étudiants ne se prennent pas toujours à l'avance et utilisent davantage le canal pour les questions spontanées que celui pour la prise de rendez-vous! Notre bilan de fin de session a révélé que cette application n'a pas beaucoup été utilisée, mais cela ne la rend pas moins intéressante!)

Interface du canal de prise de rendez-vous du Centre d'aide en français et du Centre d'étude en français

Finalement, les enseignants responsables des centres d'aide en français et en langues gèrent le service de tutorat et font les pairages entre étudiants tuteurs et tutorés. Il y a un canal dédié à l'inscription au tutorat, dans lequel les étudiants ont accès à un formulaire d'inscription et de classement créé avec Microsoft Forms.

Le canal d'inscription au tutorat au Centre d'aide

Le Centre d'étude en français de l'École nationale d'aérotechnique, le Centre d'aide en langues du campus de Longueuil et le Centre d'étude en langues de l'École nationale d'aérotechnique ont structuré leurs canaux de façons légèrement différentes, mais dans le même esprit.

Interface de l'équipe Teams du Centre d'aide en langues

Les centres d'aide en langues gèrent aussi un groupe Facebook privé pour leurs étudiants.

Promotion auprès des étudiants

Avec les enseignants responsables, j'ai produit des documents promotionnels pour chacun des centres d'aide. Ces documents ont été transmis à tous les enseignants des disciplines concernées ainsi qu'aux aides pédagogiques individuels, pour qu'ils relaient l'information aux étudiants.

Le guide de l'étudiant et l'information sur le site web du cégep ainsi que l'information à propos des centres d'aide dans l'application que le collège a créée pour les étudiants ont été mis à jour. Nous avons également fait des publications sur Omnivox à l'intention des étudiants.

Nous avons aussi affiché des informations sur les portes des locaux des centres d'aide. Nous ne voulions pas que des étudiants se butent à un « cul-de-sac » devant ces portes fermées!

Des équipes pour la gestion des Centres

Les enseignants responsables des centres d'aide et moi partageons des équipes Teams pour nos discussions entourant la gestion des centres. Je peux entre autres y prendre de leurs nouvelles et ils peuvent m'y poser des questions au besoin.

Répondre à un besoin

Au Centre d'aide en mathématiques, le début de la session a été un peu « lent » en regard du nombre d'inscription des étudiants, mais il y a maintenant une belle activité sur les différents canaux.

Les enseignantes de français et de langues m'ont indiqué récemment que l'affluence des étudiants dans leurs centres d'aide était moindre que lors des sessions normales par le passé. Malgré cela, nous sommes convaincues que nous répondons à des besoins et nous sommes très satisfaites de nos centres d'aide virtuels! Nous avons hâte de voir si l'utilisation du service sera plus grande la session prochaine, une fois que la nouvelle formule sera mieux connue des étudiants.

À propos de l'auteure

Mélanie Dubois (B.A.A., M.Ed.) cumule plus de 10 années d’expériences à titre de conseillère en formation et en développement d’employés dans les grandes entreprises. Elle enseigne à temps plein au Cégep Édouard-Montpetit depuis l’hiver 2016. Ses expériences en entreprise, son expertise en formation, le tout combiné à son intérêt pour les outils pédagogiques technologiques l’ont amenée à jouer un rôle conseil auprès de ses collègues enseignants pour la session automne 2020 à distance.

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