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Publié le 2 décembre 2020 | Multidisciplinaire

Utiliser des macros pour rendre la correction dans Microsoft Word plus rapide et plus facile

Cette page « Outil numérique » est une traduction d'un texte paru dans le volet anglophone de Profweb.
Si vous travaillez avec un autre logiciel de traitement de texte que Microsoft Word, sachez que Profweb a déjà publié différents textes présentant des astuces pour faciliter et accélérer le processus de correction et de rétroaction, dont:

Quand vient le temps de corriger, les options clés en main offertes par Microsoft Word sont intéressantes, mais chronophages. Surligner, commenter ou rayer des mots requiert de nombreux clics ou frappes. Cela devient rapidement lassant, surtout quand on travaille sur de longs documents.

Heureusement, Word offre une façon de rendre ce processus plus efficace: les macros. Les macros vous permettent de programmer n'importe quelle séquence de clics et de frappes et de leur associer une combinaison de touches de votre choix. En d'autres termes, avec les macros, vous pouvez surligner un mot de la couleur de votre choix ou insérer un commentaire pré-écrit simplement avec une combinaison de touches. Ce processus d'automatisation rend la correction considérablement plus facile et permet d'économiser beaucoup de temps!

Comparaison côte à côte du processus de surlignement d'un mot dans Word sans macro (à gauche) et avec macros (à droite)

Les macros sont hautement personnalisables. Vous pouvez ainsi donner rapidement et efficacement des rétroactions claires et précises à vos étudiants pour qu'ils puissent facilement identifier et corriger leurs erreurs. Tout le monde est gagnant!

Pour quelqu'un qui ne connait pas la programmation, le menu des macros de Word peut être intimidant. Ce tutoriel vous fournira un guide étape par étape pour mettre en place vos propres macros et commencer à corriger plus rapidement et efficacement.

Le menu de création de macros dans Word peut être intimidant.

Étape 1: Créez vos macros

Le menu « Macros » se trouve dans le ruban « Affichage » de Word. Pour accéder au menu de création de macros, cliquez sur le bouton « Macros ». Pour créer une nouvelle macro, donnez-lui un nom (sans espace). (Ce nom sera remplacé plus tard par le nom que nous donnerons officiellement à la macro dans le code). Puis, cliquez sur « Créer ».

Dans le ruban « Affichage », cliquez sur le bouton « Macros ». Tapez quelques lettres au hasard (sans espace) dans la boîte « Nom de la macro», puis cliquez sur « Créer ».

Voici un document texte qui contient toutes les macros dont il est question dans ce tutoriel. Si vous ne désirez pas personnaliser vos macros, vous pouvez copier-coller le contenu de ce fichier dans le menu de création de macros de Word. Après avoir cliqué sur « Créer », copiez-collez le contenu du fichier dans la boîte Microsoft Visual Basic qui apparaît, puis cliquez sur « Enregistrer » (icône de disquette). Fermez ensuite la boîte Microsoft Visual Basic pour retourner à votre fichier Word. Vous êtes prêt à passer directement à l'étape 2: associer vos macros à une combinaison de touches.

Surlignement

La première macro que nous allons créer surlignera un mot ou du texte sélectionné. Jumelée à un code de correction, cette macro vous permettra d'aider vos étudiants à comprendre leurs erreurs tout en économisant beaucoup de temps.

Pour créer une macro pour surligner du texte, copiez-collez le code suivant dans le menu de création de macros.

Sub ZSurlignementJaune()
 Selection.range.HighlightColorIndex = wdYellow
End Sub

Le mot qui suit « Sub » sur la première ligne est le nom de notre macro, que nous utiliserons plus tard pour associer la macro à une combinaison de touches. Puisque j'ai déjà une longue liste de macros dans Word, je choisis de faire commencer tous les titres de mes macros en lien avec la correction par la lettre Z, pour pouvoir les retrouver facilement au bas des listes alphabétiques.

Sur la deuxième ligne, le « = wdYellow » indique la couleur du surlignement. Les 5 couleurs que j'utilise pour mon surlignement sont « Yellow », « BrightGreen », « Turquoise », « Pink » et « Red », parce que ce sont les couleurs les plus visibles parmi les couleurs de base disponibles qui permettent de bien lire les caractères noirs. Copiez le code ci-dessus et remplacez le nom de la couleur dans le nom de la macro et après le « =wd » pour avoir plusieurs options de surlignement.

C'est possible de créer une macro qui enlève le surlignement d'un mot, ce qui est utile quand on fait une erreur. Pour cela, copiez-collez le code suivant dans l'outil de création d'une macro.

Sub ZEnleverSurlignement()
 Selection.range.HighlightColorIndex = wdNoHighlight
End Sub

Voici de quoi ont l'air vos macros de surlignement quand vous avez terminé l'étape précédente.

Insérer des commentaires pré-écrits

Il est possible d'utiliser des macros pour insérer un commentaire prédéterminé dans la marge du fichier, ce qui est utile pour relever des erreurs courantes. Ici, j'utilise une macro pour indiquer qu'un passage manque de clarté. Vous pouvez personnaliser et préciser le texte du commentaire pour l'adapter à vos besoins.

Sub ZClarte()
 Selection.Comments.Add range:=Selection.range
 Selection.TypeText Text:="Manque de clarté; révisez svp."
 ActiveWindow.ActivePane.Close
End Sub

Cette macro crée, en marge du texte sélectionné, une bulle de commentaires contenant « Manque de clarté; révisez svp. ». Pour personnaliser le commentaire, changez le texte entre les guillemets sur la ligne « Selection.TypeText Text:=».

En tant qu'enseignant d'anglais langue seconde, quelques-uns des commentaires préprogrammés que j'utilise souvent sont « Unclear », « Sentence fragment », « Word missing », « Word order », « New sentence » et « New paragraph ». Ces 6 commentaires couvrent environ 90% des erreurs de syntaxes et de structure que je rencontre régulièrement, ce qui me laisse l'énergie et la patience de taper des commentaires plus détaillés quand ils sont requis.

Vous pouvez créer autant de macros de commentaires que vous voulez. Donnez-leur des noms différents en remplaçant « ZClarte », entre « Sub » et « () », et en inscrivant un texte différent entre les guillemets après « Selection.TypeText Text:=».

Barrer du texte

La dernière macro que je vous propose de créer raye le texte sélectionné et change la couleur de sa police.

Sub ZBarrerRouge()
 Selection.Font.Color = RGB(255, 0, 0)
 Selection.Font.StrikeThrough = True
End Sub

Cette macro barre le texte sélectionné et le fait apparaître en rouge. Je l'utilise pour identifier les mots qui doivent être supprimés d'une phrase. Vous pouvez changer la couleur du texte en modifiant les valeurs RGB dans le code. Par exemple, (0, 255, 0) donne du vert et (0, 0, 255), du bleu.

Étape 2: Associez vos macros à une combinaison de touches

Une fois que vous avez programmé vos macros, vous devrez les assigner à des touches spécifiques pour ne pas avoir à ouvrir le menu des macros chaque fois que vous voulez en utiliser une.

Dans le menu « Fichiers », cliquez sur « Autres », puis « Options » (ou directement sur « Options », selon la version de Word que vous utilisez). Puis, cliquez sur « Personnaliser le ruban ». Cliquez ensuite sur le bouton « Personnaliser… » à côté de « Raccourcis clavier ».

Accéder au menu qui permet d'associer les macros à des raccourcis clavier.

Dans la boîte qui apparaît, faites défiler le menu de gauche et sélectionnez « Macros ». Puis, faites défiler le menu de droite pour trouver les macros que vous avez créées. (Si vous avez choisi des noms qui commencent par des Z comme moi, vous pourrez les trouver facilement au bas de la liste.)

Sélectionnez une macro, puis cliquez dans la boîte « Nouvelle touche de raccourci ». Puis, enfoncez simultanément les touches que vous voulez associer à la macro. J'ai décidé d'associer toutes mes macros à une combinaison de CTRL + ALT + une lettre du côté gauche du clavier, de sorte que je peux enfoncer les touches simultanément d'une seule main. Tout est une question d'optimisation!

Comment personnaliser la combinaison de touches associées à vos macros.

Une fois cette étape terminée, toutes vos macros sont à portée de vos doigts et vous êtes prêts à commencer à corriger plus rapidement et plus efficacement!

À propos de l'auteur

Simon Côté-Massicotte Simon est rédacteur et éditeur pour Profweb et enseigne l'anglais langue seconde au Cégep Limoilou. Il est passionné de littérature et est détenteur d'un baccalauréat en études anglaises de l'Université Laval. Il est mu par le désir d'améliorer l'expérience d'apprentissage de ses étudiants et ses intérêts pour la pédagogie numérique incluent l'apprentissage actif et la ludification.

10 commentaire(s)

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    Josée Brabant a écrit le 4 décembre 2020 à 8h42

    Merci pour ce tutoriel très utile! Je comprends enfin à quoi servent les macros! Petite précision: avec Word pour Mac, la création de raccourcis clavier ne se fait pas dans le même menu: https://support.microsoft.com/fr-fr/office/créer-un-raccourci-clavier-personnalisé-pour-word-pour-mac-3e865725-831c-4b45-9187-eeaf896fa110 J'ai presque hâte de corriger des copies pour tester ça!

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    47543dd5c041290fc250fc4fe78c1251

    Catherine Rhéaume a écrit le 10 décembre 2020 à 12h21

    Merci beaucoup pour ce complément d'information!

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    Michel Lalumière a écrit le 9 décembre 2020 à 8h24

    Bonjour, J'ai testé votre code, et ça fonctionne très bien! Voici deux petites corrections, puisque le rouge et le bleu ont été inversés dans le code. Merci beaucoup! -------------------------------------------------------------------------------------------- 'Macro qui raye le texte sélectionné et le met en bleu Sub ZBarrerBleu() Selection.Font.Color = RGB(0, 0, 255) Selection.Font.StrikeThrough = True End Sub 'Macro qui raye le texte sélectionné et le met en rouge Sub ZBarrerRouge() Selection.Font.Color = RGB(255, 0, 0) Selection.Font.StrikeThrough = True End Sub

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    47543dd5c041290fc250fc4fe78c1251

    Catherine Rhéaume a écrit le 10 décembre 2020 à 12h16

    Oh! Merci pour le signalement, M. Lalumière! J'ai fait la correction dans le texte et dans le fichier txt. (C'est mon erreur; c'est moi qui ai traduit le texte de Simon! Toutes mes excuses!)

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    Krystel Boucher a écrit le 10 décembre 2020 à 10h50

    Bonjour! Petite question... Est-ce que ces macros sont visibles dans un document PDF? (Par exemple, en premier lieu, vous faites vos corrections dans Word et ensuite modifiez le format en PDF.) Merci! J'ai bien hâte d'utiliser des macros!

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    47543dd5c041290fc250fc4fe78c1251

    Catherine Rhéaume a écrit le 10 décembre 2020 à 12h20

    Oui! Les macros proposées ici servent à modifier le formatage du texte. Une fois le texte modifié, si vous enregistrez ou imprimez votre fichier Word en format PDF, alors le texte apparaîtra dans le fichier PDF de la même façon que dans Word. En d'autres mots, si vous barrez un mot en rouge dans Word à l'aide de l'une des macros proposées ici, il sera aussi barré en rouge dans le fichier PDF que vous produirez ensuite.

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    Nicolas Sylvestre a écrit le 11 décembre 2020 à 8h38

    Bonjour, J'aimerais savoir quelles logiciels vous utilisez pour créer les gifs animés présente dans cette article. Je travaille pour l'Université UQAM et je tente d'obtenir le même effet.

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    Catherine Rhéaume a écrit le 11 décembre 2020 à 11h35

    Bonjour! C'est moi qui ai créé les gif en français, avec le logiciel payant Camtasia. Toutefois, dans la version originale anglaise du texte, l'auteur, mon collègue Simon Côté-Massicotte, a utilisé une version payante de Screencast-O-Matic (ça fonctionnerait aussi avec la version gratuite, mais un logo apparaîtra dans un coin). Il y a plusieurs autres outils de vidéocaptures d'écran qui existent. Des vidéos peuvent être transformés en gif avec ezgif.com.

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    Marielle Grenier a écrit le 3 février 2021 à 15h39

    Bonjour! J'aimerais faire des macros qui me permettent de souligner en bleu et en rouge. Pouvez-vous m'aider avec le code? Merci.

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    47543dd5c041290fc250fc4fe78c1251

    Catherine Rhéaume a écrit le 3 février 2021 à 17h03

    Voilà! 'Macro qui souligne le texte sélectionné et le met en bleu Sub ZSouligneRouge() Selection.Font.Color = RGB(255, 0, 0) Selection.Font.Underline = True End Sub 'Macro qui souligne le texte sélectionné et le met en rouge Sub ZSouligneBleu() Selection.Font.Color = RGB(0, 0, 255) Selection.Font.Underline = True End Sub

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