Profweb

Accueil » Publications » Dossiers » Travailler en équipe à distance (partie 1). Teams : un seul écosystème regroupant toutes les fonctions liées à la collaboration

Publications

Dossiers

Publié le 27 octobre 2020 | Multidisciplinaire

Travailler en équipe à distance (partie 1). Teams : un seul écosystème regroupant toutes les fonctions liées à la collaboration

Le travail d’équipe n’est souvent pas chose aisée pour les étudiants au collégial. Afin de réellement collaborer, plutôt que de simplement se séparer le travail à accomplir, les étudiants doivent former une équipe cohésive et engagée. Cela est déjà difficile lorsque les étudiants se trouvent dans la même pièce; or, dans un contexte d’enseignement à distance ou hybride, ils sont séparés les uns des autres et ne savent souvent pas comment avancer efficacement.

Dans ce dossier, nous présentons des considérations et des bonnes pratiques pour faciliter le travail d’équipe à distance. Puis, nous contextualisons ces pratiques en présentant l’environnement numérique de Microsoft Teams.

Table des matières

  1. État de la question
    1. Connaître ses coéquipiers
    2. Faciliter la formation des équipes
    3. Pour bien démarrer
    4. Considérations technologiques
  2. Dans la pratique pédagogique
    1. Créer l’équipe et communiquer efficacement avec ses coéquipiers dans les différentes sections de Teams
    2. Créer un échéancier et effectuer les suivis à l’aide de l’application Planificateur de tâches (Planner)
    3. Travailler en collaboration dans des documents Word, Excel et PowerPoint dans la section Fichiers de Teams
    4. Quand et comment se servir du bloc-notes?
    5. Intégrer d’autres applications dans Teams pour effectuer diverses tâches
  3. Conclusion
  4. Références utiles
    1. Ressources théoriques sur le travail en équipe à l’ère du numérique
    2. Activités de brise-glace et outils pour faciliter la formation d’équipes
    3. Guides concernant la communication et la collaboration dans le cadre de l’enseignement à distance
    4. Ressources sur Teams et Microsoft 365

État de la question

Que ce soit dans le contexte d’un cours à distance, hybride ou offert en salle de classe, les étudiants au collégial réalisent de plus en plus leurs travaux d’équipe à distance afin d’accommoder leurs contraintes d’horaire, leurs obligations et d’autres limitations de présence physique sur le campus. Même si les étudiants utilisent des outils de collaboration virtuelle pour des besoins personnels et sociaux, ils ne sont pas toujours en mesure de transférer ces connaissances dans le cadre d’études supérieures. Les travaux d'équipes à distance doivent donc être planifiés pour que les étudiants apprennent à gérer des environnements d'équipe virtuelle et à faire un usage optimal des outils numériques à leur disposition. À cet effet, un outil d’autopositionnement vous permet de réaliser une introspection quant au type et à la quantité d’activités interactives proposées aux étudiants à distance et en présentiel.

Dans les environnements organisationnels contemporains, le travail en équipe est une compétence essentielle. Toutefois, la capacité à travailler en équipe doit être apprise. Il n’est pas toujours facile, ni naturel de créer une synergie entre les membres d'une équipe. Plusieurs études [en anglais] ont montré que le travail en équipe n'est pas une tâche facile lorsqu'il est abordé en face à face; le travail à distance ajoute des défis supplémentaires. Certes, les équipes virtuelles surmontent les contraintes de temps et d'espace souvent associées au travail d’équipe traditionnel. Cependant, elles se heurtent également à des obstacles:

  • l’apprentissage et la gestion de plusieurs plateformes en ligne
  • les capacités technologiques limitées
  • le manque de temps pour s’approprier adéquatement les outils technologiques
  • le manque de compétences en matière d’organisation et de collaboration dans un environnement numérique

Connaître ses coéquipiers

Si les étudiants ne se côtoient pas ou très peu dans un même espace physique, il est évident qu’ils ne se connaissent pas suffisamment pour créer un lien de confiance et travailler ensemble de façon efficace :

  • Sans connaître les intérêts, les forces et les faiblesses de chaque membre de l’équipe, l’attribution des rôles sera aléatoire. La division du travail risque ainsi d’être plus ardue et elle peut même devenir ambiguë par la suite, surtout en cas d’imprévus. Cela peut affecter le niveau de coopération et de collaboration de certains individus et avoir un impact important sur le rendement de l’équipe.
  • La combinaison de différents types de personnalités peut faire en sorte que les priorités reliées au travail et les styles de communication soient différents. Cela peut être exacerbé dans une équipe où se côtoient des étudiants de cultures, d’âges et de programmes différents. Selon le type de motivation (intrinsèque ou extrinsèque) que retirent les individus à faire le travail, des conflits peuvent émerger dans les équipes de travail virtuelles.
  • L’effet d’anonymité perçue peut favoriser le fait que certains membres estiment que l'équipe en fait assez et qu'ils n'ont pas besoin d'y contribuer ou de se dépasser. Le déséquilibre dans la charge de travail génère de la frustration à l’intérieur de l’équipe, puisque certains membres compensent souvent les manques en travaillant davantage, plutôt que d’aborder le problème afin d’y pallier.
  • Les étudiants ont plus tendance à travailler en silo; ils se concentrent davantage sur le résultat que le processus du travail et négligent des tâches, telles que

Faciliter la formation des équipes

Les activités brise-glace et la consolidation d'équipe sont des activités d'apprentissage efficaces à distance comme en présence. Le fait de souligner l'importance des compétences différentes des coéquipiers est précieux pour les étudiants.

  • Un article publié sur Profweb présente une panoplie d’activités brise-glace adaptées à l’enseignement à distance et contient plusieurs ressources complémentaires pertinentes.
  • La plateforme de forums de discussion vidéo Flipgrid permet aux étudiants de produire une courte vidéo pour se présenter de façon conviviale et de prendre le temps de s’informer sur leurs collègues de classe. Cette étape est plus difficile à réaliser dans une activité de présentations en direct lors d’une séance de vidéoconférence et elle peut devenir redondante si les étudiants sont invités à rédiger leur description dans un forum de classe pour chacun de leurs cours.
  • Les applications telles que Keamk permettent à l’enseignant de former des équipes équilibrées à partir de certains paramètres dans le but de favoriser l’entraide par les pairs. Par exemple:
    • la parité des genres
    • le niveau de connaissances des étudiants sur un sujet
    • le niveau d’habiletés techniques des étudiants

Ainsi, un étudiant ayant des habiletés techniques avancées peut former ses coéquipiers sur l’outil qu’ils utiliseront dans l’objectif de créer plus facilement une dynamique d’équipe positive, en plus de favoriser un apprentissage de type social.

Pour bien démarrer

La collaboration à distance devient problématique lorsque des étudiants choisissent de ne pas participer au même titre que les autres membres de leur équipe ou de se soustraire aux responsabilités convenues par l'équipe. Les conditions de réalisation d’un travail d’équipe doivent rendre chaque membre responsable de sa juste part de travail afin de permettre au groupe de réussir.

Une fois les équipes formées, un guide des bonnes pratiques pour la collaboration à distance peut être fourni aux étudiants. Ce document donne la responsabilité aux équipes de s’assurer du bon déroulement de la collaboration en leur partageant les attentes de l’enseignant par rapport aux divers aspects du travail d’équipe qui permettront aux étudiants de connaître, mais aussi de déterminer :

  • un objectif commun pour atteindre le résultat demandé
  • les divers rôles dans une équipe de travail
  • les règles de fonctionnement recommandées
  • l’échéancier de travail
  • la procédure à suivre pour communiquer avec l’enseignant et gérer les conflits
  • la planification des tâches techniques :
    • Choisir des outils de collaboration pour simplifier le travail à distance en tenant compte de l’hétérogénéité des habiletés numériques des individus.
    • Se former sur des plateformes et des outils choisis par l’équipe de manière autonome.
    • Résoudre les problèmes techniques en mobilisant ses ressources internes et externes.
    • Accorder les droits de partage sur les plateformes dans l’infonuagique.

L’enseignant peut également fournir aux étudiants un contrat d’engagement à remplir qui comporte :

  • les rôles et les responsabilités de chacun (en fonction des consignes de travail)
  • les disponibilités communes des membres de l’équipe
  • les règles de fonctionnement de l’équipe
  • une déclaration d’intégrité intellectuelle à signer attestant que tous les membres ont contribué de façon équitable au travail remis et que celui-ci ne contient aucune trace de plagiat. L’enseignant peut demander que ce document, complété et signé par les membres de l’équipe, soit annexé au travail remis.

Considérations technologiques

Les choix technologiques pour réaliser les travaux d’équipe peuvent être un véritable casse-tête pour les étudiants, dont bon nombre ont besoin d’apprendre une méthode de travail pour utiliser efficacement les technologies. Les étudiants peuvent s’attendre à ce que les enseignants les conseillent à ce niveau, puisque la gestion et l’appropriation de différents outils numériques peuvent devenir complexes pour les étudiants et ce, pour plusieurs raisons :

  • Le niveau de compétence numérique des individus et de motivation à apprendre des outils numériques est très hétérogène dans une équipe. La perception que l'étudiant a d'un outil numérique a un impact sur l'approche d'apprentissage qu'il adopte. Par conséquent, selon la façon dont les technologies sont perçues et utilisées, elles peuvent devenir un levier ou une barrière pour les apprentissages.
    • Un étudiant retirant une motivation intrinsèque à apprendre et qui possède également des habiletés techniques aura tendance à être plus confiant et proactif.
    • Un étudiant ayant une motivation extrinsèque, se sentant démuni parce qu’il ne possède pas ou très peu d’habiletés techniques, peut éprouver le besoin d’être guidé par ses pairs et l’enseignant.
Niveau de compétence Habiletés à ce niveau
Niveau 1 La personne n’a pas d’habiletés en lien avec cette technologie.
Niveau 2 Même si elle n’a pas utilisé cette technologie, la personne est en mesure de :
  • La définir
  • Nommer ses capacités essentielles
  • Nommer aux moins deux exemples
  • Différencier entre les différents exemples de cette technologie
Niveau 3 En plus du niveau 2, la personne est en mesure d’utiliser le logiciel ou l’appareil, notamment :
  • Le démarrer
  • Entrer et modifier des données
  • Compléter les tâches essentielles reliées à ce type de technologie
  • L’arrêter
Niveau 4 En plus du niveau 3, la personne est en mesure de :
  • Adapter et personnaliser le logiciel ou l’appareil selon ses préférences
  • Résoudre des problèmes documentés (p. ex. dans un manuel, un tutoriel ou une foire à questions)
Niveau 5 En plus du niveau 4, la personne peut gérer des défis non-documentés, par exemple :
  • Adapter le logiciel ou l’appareil selon ses besoins
  • Résoudre des problèmes non-documentés
  • Élaborer des extensions logicielles ou des applications spécifiques
Le modèle de Carliner and Driscoll (2019) distingue 5 niveaux de compétence numérique [notre traduction]
  • Les étudiants ne possèdent pas tous les mêmes équipements informatiques.
    • Les applications présélectionnées par l’enseignant ou choisies par l’équipe peuvent être incompatibles ou non-disponibles avec certains systèmes d’exploitation.
    • Certains étudiants avec des besoins particuliers ont besoin d’installer sur leur ordinateur des outils numériques supplémentaires adaptés à leurs particularités.
  • Un nombre grandissant d’étudiants ont un souci de protéger leur identité numérique et de laisser le moins de traces possibles sur le web.
    • La création d’un compte pour utiliser une application exige parfois de saisir leurs renseignements personnels comme la date de naissance, un numéro de téléphone ou une carte de crédit pour une version d’essai.
    • Certains étudiants ne sont pas présents sur les réseaux sociaux, y modifient leur nom afin de ne pas être facilement retracés ou masquent leur profil dans les résultats de recherche pour devenir « invisibles » sur le web.
    • Certains étudiants ne souhaitent pas partager leurs coordonnées personnelles (numéro de téléphone, adresse courriel personnelle) à leurs coéquipiers. D’autres, comme les étudiants internationaux, ont des restrictions quant à l’utilisation de données ou de plateformes spécifiques.

Une plateforme ou un outil choisi pour le travail d’équipe devra donc:

  • être intuitif et relativement facile à apprendre
  • être compatible avec un maximum d’appareils électroniques
  • protéger la vie privée des étudiants en n'empiétant pas dans leur sphère personnelle.

Afin de ne pas s’éparpiller (ce qui est nuisible à l’efficacité de la collaboration), et de ne pas multiplier les plateformes et outils (chacun demandant un apprentissage et, souvent, la création d’un compte utilisateur), il est recommandé de faire des choix d'outils qui permettent de regrouper plusieurs tâches reliées au travail à accomplir. Dans la section suivante, nous présentons une plateforme qui répond à ces critères : Teams. Dans une deuxième partie de ce dossier, nous présenterons les fonctionnalités de Moodle et Omnivox.

Dans la pratique pédagogique: Teams

Microsoft Teams est une plateforme conçue initialement pour le travail en collaboration à distance. Toutes les tâches reliées au travail d’équipe peuvent y être effectuées. Les étudiants peuvent y créer toutes leurs équipes de travail; ils ont donc une seule plateforme à apprendre et à gérer.

Dans cet environnement technologique qui favorise un apprentissage socioconstructiviste, les étudiants peuvent développer un éventail d’habiletés transversales en exploitant le numérique de manière optimale:

  • communiquer et s’entraider
  • s’organiser et planifier
  • analyser et développer sa pensée critique
  • créer et coconstruire

Teams est relié à SharePoint qui héberge tous les contenus ajoutés dans une équipe Teams et crée un historique des actions effectuées par les membres de l’équipe. Pour que les étudiants utilisent la plateforme de manière optimale, il est nécessaire de les soutenir, par exemple en leur procurant :

L’installation de l’application Teams sur le bureau et sur le cellulaire peut être recommandée aux étudiants pour qu’ils accèdent plus rapidement aux informations et qu’ils reçoivent des notifications de nouveaux messages.

L’éventail d’options disponibles est un peu moins grand sur Mac que sur PC. De plus, des mises à jour sont effectuées régulièrement par Microsoft.

Il est préférable de laisser aux étudiants suffisamment de temps pour s’approprier la plateforme. Dans l’objectif de faciliter l’accès au savoir concernant l’inclusivité, un webinaire [en anglais] et une page de ressources [en anglais] sont accessibles sur le site web de Microsoft Education.

Créer l’équipe et communiquer efficacement avec ses coéquipiers dans les différentes sections de Teams

Lorsque les équipes de travail ont été formées, l'étudiant responsable peut créer une équipe dans Teams et inviter ses coéquipiers à l’aide de leur adresse courriel scolaire. L’enseignant pourrait distribuer les infographies Conseils pour bien réussir une rencontre en ligne et Conseils pour bien réussir une rencontre vidéo pour guider ses étudiants à préparer adéquatement les rencontres, ainsi que leurs évaluations sommatives sous la forme d’entrevue individuelle ou d’équipe. Un code de conduite en ligne peut également être fourni par l’enseignant.

L’interface d’une équipe dans Teams

Section Publications

La section Publications permet de réduire grandement les échanges de courriels, car elle peut être utilisée en tant que forum d’équipe pour publier des messages d’ordre général destinés au groupe.

Une bonne pratique est que l’étudiant dépose d’abord un document dans le dossier approprié de la section Fichiers, qu’il crée ensuite une publication et qu’il utilise l’option pour lier ce document à celle-ci. Cela permet de retrouver les documents classés correctement dans la section Fichiers, dans les sous-dossiers adéquats, afin de conserver un système de classement cohérent.

Les étudiants peuvent mettre en forme leur publications. Il est recommandé d’identifier chaque personne concernée à l’aide du @, afin que celle-ci soit notifiée.

Dans cette section, le responsable de l’équipe peut ajouter des sondages avec l’application Forms, par exemple pour de connaître les disponibilités des membres pour les rencontres de l’équipe.

Fonction Conversation ou Clavardage (cellulaire)

La fonction Conversation (appelée Clavardage sur les cellulaires) peut elle aussi remplacer le courriel, puisqu’elle peut être utilisée pour entamer une première conversation d’équipe afin d’organiser la première rencontre.

Cette fonction permet à certains coéquipiers dans une équipe de partager des documents en mode privé. Ces fichiers sont téléchargés dans le menu Fichiers situé dans la barre latérale gauche de Teams, d’où on peut les consulter rapidement.

Lorsqu’ils sont convoqués à une rencontre, les étudiants reçoivent une notification dans leur messagerie et, s’ils ont téléchargé l’application, un chiffre apparaîtra sur l’icône Teams sur leur cellulaire.

Fonctions Appels et Rejoindre la réunion

La fonction Appel permet d’appeler, de façon spontanée, un ou plusieurs coéquipiers (ou l’enseignant) en privé. Les coéquipiers peuvent utiliser la fonction Rejoindre la réunion pour accéder à une rencontre planifiée ou démarrer une rencontre spontanée.

Le bloc-notes OneNote peut être utilisé pour la prise de notes durant les rencontres, puisque cette tâche peut être effectuée en collaboration. Pour un ordre du jour et un compte rendu officiels, il est préférable d’utiliser Word au lieu de OneNote et de créer une architecture de dossiers dans la section Fichiers.

Les rencontres vidéos facilitent le travail en collaboration en simultané dans un document se retrouvant dans la section Fichiers.

Pour obtenir un verbatim des rencontres et faciliter la prise de notes, un document Word peut être créé et l’outil Dicter peut être activé pour transcrire les discussions. Cependant, il est nécessaire que tous aient un casque d’écoute avec micro pour obtenir un meilleur résultat. Il est possible que l’option d’enregistrement de la rencontre ait été désactivée par l’établissement.

Le tableau blanc en partage d’écran durant une rencontre permet d’expliquer une notion à l’aide d’une image par exemple, schématiser un concept ou travailler en collaboration avec les coéquipiers. Le résultat peut être exporté sous forme d’image et être intégré dans le bloc-notes de l’équipe ou dans PowerPoint.

Fonction Calendrier

Les rencontres d’équipe peuvent être créées par le responsable d’équipe (qui devient le gestionnaire de projets). Il peut y intégrer un projet d’ordre du jour dans l’invitation et inviter tous les coéquipiers.

Chaque rencontre peut être classée dans le canal Général pour que tous retrouvent ultérieurement le fil de discussions et les ressources échangées durant la réunion.

Il peut être suggéré aux étudiants d’accéder aux rencontres d’équipe avec leur tablette ou leur cellulaire afin qu’ils soient en mesure de travailler en plein écran sur leur ordinateur.

Chaque étudiant peut être invité à ajouter leurs plages de cours et à bloquer les moments où ils ne sont pas disponibles dans leur agenda Outlook. Ces opérations permettent au responsable d’utiliser l’option Assistant de planification pour connaître rapidement les plages de disponibilités communes.

Le responsable d’équipe peut convoquer l’enseignant à une rencontre Teams (et vice-versa) et partager son écran afin d’expliquer, par exemple:

  • l’état d’avancement de leurs travaux
  • une portion du travail
  • une problème

Considérations liées à l'accessibilité universelle

L’outil Lecteur immersif qui favorise l’accessibilité est disponible dans toutes les sections de Teams. Cette option peut éliminer les barrières quant à la lecture à l’écran et la compréhension de l’information.

Lors des rencontres Teams, l’option pour le sous-titrage [en anglais] peut être activée, ainsi que l’option pour la traduction [en anglais].

Créer un échéancier et effectuer les suivis à l’aide de l’application Planificateur de tâches (Planner)

Lorsque l’enseignant a distribué les consignes de travaux, la répartition des rôles et des tâches de chaque coéquipier peut être fixée dans le contrat d’engagement que tous signeront et remettront à l’enseignant.

Les consignes du travail peuvent être ajoutées dans le bloc-notes d’équipe OneNote. Il peut être recommandé aux étudiants de préciser le nom du responsable d’équipe et d’attitrer des tâches communes comme la rédaction de chaque partie du travail, ainsi que des tâches individuelles comme:

  • la mise en page
  • la vérification des citations et de la médiagraphie
  • la correction des textes
  • le dépôt du travail

Par la suite, les tâches, les délais de réalisation et la date de remise des travaux peuvent être intégrés dans l’application Planificateur de tâches (Planner) tel qu’illustré dans cet article. Contrairement à Trello (disponible en tant qu’application dans Teams), le Planificateur de tâches enverra aux étudiants, quelques fois par semaine, un rappel automatisé contenant la liste de leurs tâches respectives qui arrivent à échéance dans quelques jours et qui sont en retard de manière à éviter les oublis et convenir de nouveaux délais.

Un graphique peut être généré en tout temps afin de vérifier si la répartition des tâches demeure équilibrée entre tous. Ce graphique pourrait même être ajouté par le responsable d’équipe dans le travail remis à l’enseignant afin d’attester la répartition des tâches et d’évaluer l’assiduité des étudiants.

Exemple d’échéancier simple pour un travail d’équipe composée de 3 personnes

Travailler en collaboration dans des documents Word, Excel et PowerPoint dans la section Fichiers de Teams

Créer un système de classement

Il est recommandé de fournir un modèle de système de classement aux étudiants, basé sur les consignes, surtout si le travail est effectué en plusieurs parties.

Il est utile de désigner une personne responsable pour tenir à jour ce système, puisqu’il est facile de perdre le contrôle de l’organisation dans cette section. Un maximum de 3 niveaux de dossiers est recommandé pour faciliter le classement et la recherche d’information.

Il peut être intéressant de créer un dossier Archives dans lequel on classe les documents dans lesquels on ne travaille plus.

Système de classement
Architecture principale de dossiers Architecture identique pour chaque sous-dossier
Exemple de système de classement de fichiers
  • Dans la section Fichiers, l’un des défis est de distinguer les fichiers qui doivent être classés dans la section Fichiers de ceux dont l’information doit être intégrée dans le bloc-notes. La section Fichiers est conçue pour travailler en collaboration dans un document, tandis que le bloc-notes peut être utilisé pour mettre en commun les ressources pour un travail et consulter l’information dans l’objectif d’utiliser des extraits lors de la rédaction du travail. Le bloc-notes ne peut pas contenir de documents volumineux:Si le document se trouve sur le web, il est préférable d’ajouter l’URL du document dans la page OneNote.
  • Sinon, il faut:
    • télécharger le document et l’héberger dans l’espace OneDrive de l’un des coéquipiers
    • ajouter le lien dans le bloc-notes.

Travailler en collaboration en mode synchrone et asynchrone

Dans la section Fichiers, les étudiants peuvent créer de nouveaux fichiers Word, Excel ou PowerPoint ou importer les fichiers fournis par l’enseignant. Ces fichiers sont hébergés dans l’environnement SharePoint relié à l’équipe Teams et non dans l’environnement OneDrive d’un des membres de l’équipe.

Il est important que les étudiants travaillent en collaboration sur une seule version de fichier (désignée comme l’originale), afin d’éliminer la confusion reliée aux multiples versions de fichiers. Teams conserve l’historique de toutes les modifications apportées par les membres de l’équipe dans le fichier original et toutes les versions antérieures peuvent être restaurées.

Pour commencer, les étudiants peuvent établir un code de couleur de texte spécifique dans l’objectif de distinguer le travail de chaque coéquipier. Les étudiants peuvent utiliser la fonction Dicter [en anglais] (ils doivent utiliser un bon micro pour obtenir un résultat optimal) qui facilite la saisie du texte, mais qui permet également d’avoir les mains libres et d’épargner du temps. Une fonctionnalité introduite à l’automne 2020, Transcribe [en anglais], permet également de téléverser des fichiers audio ou vidéo à transcrire. Au moment de la rédaction de ce dossier, elle n’est pas encore disponible en français.

Word, Excel et Powerpoint 365 offrent une option de messagerie instantanée, Nouveau Commentaire, pour communiquer avec les coéquipiers qui sont présentement actifs dans le document. Les étudiants peuvent également ajouter des info-bulles de commentaires pour questionner leurs coéquipiers et leur répondre. Un système de notifications peut être activé pour être avisé lorsqu’un ou des coéquipiers ont apporté des modifications.

Il est nécessaire d’anticiper que des problèmes de synchronisation peuvent arriver en cours de route. Un fichier intitulé « Problèmes de synchronisation (texte à insérer) » peut être créé à l’avance dans le cas quelqu’un dans l’équipe ne serait pas en mesure d’accéder au document ou bien d’enregistrer ses modifications en raison d’un problème de synchronisation. L’étudiant peut y placer son texte temporairement et ensuite, lorsque l’état est revenu à la normale, il déplace son texte dans la version préliminaire. Cette façon de faire évite de créer une multitude de versions différentes à partir du fichier original.

Lorsque chaque membre de l’équipe a ajouté son contenu, la personne qui a été désignée dans l’équipe pour la reformulation du texte peut activer la fonction Suivi des modifications située dans la barre d’outils Révision et l’activation. Ainsi tous les coéquipiers peuvent mettre leur touche finale et voir les modifications apportées par les autres collaborateurs.

Quand et comment se servir du bloc-notes?

Le bloc-notes OneNote est conçu à la base pour la prise de notes individuelle et collaborative. On peut le diviser en sections et en pages de manière à bien organiser l’information.

Dans l’objectif de faciliter l’apprentissage et l’utilisation de la plateforme Teams, il est important de créer une structure cohérente, uniforme et intuitive pour le classement de l’information. C’est le premier défi avec le bloc-notes. Par exemple, l’étudiant peut se baser sur les consignes et créer de courts libellés similaires aux grandes sections du travail à faire (Partie 1 – Titre; Partie 2 – Titre; Partie 3 – Titre). L’étudiant peut ainsi créer une structure de classement identique dans la section Fichiers, dans l’en-tête de colonne de l’échéancier de travail (Planificateur de tâches) et dans le bloc-notes OneNote.

Le deuxième défi avec le bloc-notes d’équipe est relié à l’hésitation éprouvée par rapport au classement des fichiers dans la section Fichiers et dans le bloc-notes d’équipe. Un changement des pratiques habituelles peut être anticipé. À cet effet, il est important de se questionner :

  • Est-ce que l’information est facilement retraçable si de l’information à l’intérieur d’une page est supprimée par un individu?
    • S’il s’agit d’information à l’intérieur d’une page du bloc-notes OneNote, elle ne peut pas être restaurée, contrairement à un document Word.
    • Si une page complète du bloc-notes OneNote ou un document Word dans Fichiers sont supprimés, il est possible de les retracer dans la corbeille de Sharepoint et de les restaurer.
  • Comment puis-je regrouper efficacement toute l’information au même endroit pour simplifier la réalisation de la tâche principale et éviter de s’éparpiller ou de dédoubler l’information?
    • OneNote accepte une variété de formats de fichiers et il est possible de générer une impression du contenu des fichiers à l’intérieur de la page. Par exemple, les consignes d’un travail d’équipe peuvent être classés à cet endroit et les étudiants peuvent ajouter des compléments d’information.
    • OneNote n’accepte pas l’ajout de fichiers volumineux et au lieu de les classer dans Fichiers, il est possible d’ajouter l’adresse URL du document en question (sur le web ou un compte OneDrive).
  • Quel est le format de fichier demandé par l’enseignant lors de la remise du travail (Word ou bloc-notes)?
    • S’il s’agit d’un fichier Word distribué par l’enseignant ou si l’étudiant doit créer un nouveau fichier Word pour travailler en collaboration avec ses coéquipiers, cette opération doit être effectuée dans la section Fichiers. Une étape préparatoire à la réalisation de ce travail, par exemple la recherche documentaire, pourrait être réalisée dans le bloc-notes.
    • Si le bloc-notes (de classe) est déjà utilisé par l’enseignant dans le cours, l’intention de l’enseignant est peut-être reliée à l’obtention d’un suivi des travaux. Si les coéquipiers effectuent leur travail dans une page de l’espace de collaboration, l’enseignant pourra consulter et commenter leur progrès en tout temps, sans qu’une remise formelle doive être faite, par exemple, lors de la rédaction d’un journal de bord.

L’utilisation du bloc-notes de l’équipe est particulièrement appropriée pour :

  • Ajouter les consignes d’un travail d’équipe et les annoter.
  • Créer une page pour la prise de notes collaborative durant les cours qui sont enseignés en mode hybride ou entièrement à distance.
  • Créer une page au début d’une réunion d’équipe et prendre des notes de façon collaborative. Une section « Rencontre d’équipe » dans le bloc-notes d’équipe peut être créée, ainsi qu’une page pour chaque réunion.
  • Réaliser une activité de remue-méninges.
  • Mettre en commun des ressources lors d’un travail de recherche. Au lieu de générer l’impression des fichiers et se retrouver avec un grand nombre de pages, il est préférable de créer une seule page dans le bloc-notes et un tableau afin de dresser la liste des ressources et d’y ajouter les références.

Quelques astuces et bonnes pratiques avec le bloc-notes de l’équipe

  • La fonction Afficher/Masquer les auteurs permet d’afficher les initiales des coéquipiers ayant apporté une contribution dans les pages du bloc-notes.
  • Une variété de formats de fichiers peuvent être listés dans une page (texte, vidéo, son, fichiers, images, etc.).
  • Des captures d’écran peuvent être effectuées et intégrées directement dans le bloc-notes à partir de l’option Capture d’écran dans le bloc-notes sur Mac ou de l'outil Capture d'écran et croquis sur PC (Bouton Windows + Shift + S).
  • L’extension OneNote Web Clipper peut être téléchargée dans un navigateur internet et sur cellulaire afin d’effectuer une capture d’écran d’une page web complète et l’envoyer directement dans le bloc-notes.
  • Le contenu de ballados et de capsules vidéos peut être retranscrit automatiquement en démarrant leur écoute, puis, en activant la fonction Dicter dans le bloc-notes OneNote sur PC. (Sur Mac, il faut activiter la fonction Dicter dans Word, puis transférer le contenu de la transcription dans le bloc-notes au besoin).
  • L’extension Microsoft Office Lens permet aux étudiants de photographier le tableau (l’application élimine les reflets) et de numériser des documents papier (l’application ajuste l’angle automatiquement) pour ensuite intégrer l’image dans une page du bloc-notes de l’équipe. Le texte sur la photo peut être lu avec le Lecteur immersif et l’option « Copier le texte de l’image» permet de transférer le texte ensuite dans la page du bloc-notes OneNote.
  • La fonction Recherche peut être utilisée pour faciliter la recherche de ressources sur le web. Elle ne remplace toutefois pas l’outil Zotero, car elle ne concerne pas les banques de données spécialisées.

Intégrer d’autres applications dans Teams pour effectuer diverses tâches

Il est possible d’installer des dizaines d’applications afin d’intégrer leurs fonctionnalités directement dans Teams. Voici une sélection d’applications particulièrement intéressantes dans un contexte de travail en équipe.

  • Flipgrid:
    • Donner et partager des rétroactions par les pairs
    • Réaliser des entrevues avec des professionnels dans son domaine en leur demandant de répondre en enregistrant une courte vidéo.
  • Kahoot!
    Créer un jeu-questionnaire à inclure dans une présentation en équipe
  • Microsoft Forms
    Créer:
  • MindMeister
    • Produire une carte heuristique en équipe pour dégager les idées principales et secondaires à développer dans un travail;
    • Décortiquer un sujet afin d’en avoir une vue d’ensemble
  • Mural
    Organiser une séance de remue-méninges structurée où tous peuvent ajouter du contenu en temps réel. Il est possible de demander un compte éducationnel gratuit.
  • PearDeck / Wooclap
    Rendre une présentation d’équipe plus interactive et dynamique
  • Perfect Wiki
    Créer un wiki en collaboration avec les autres membres de l’équipe.
  • Quizlet
    Créer des cartes éclairs pour s’aider à maîtriser les concepts essentiels au travail à effectuer en équipe.
  • Site web
    Ajouter un site web créé avec une application externe et travailler en collaboration.

Conclusion

Afin de réduire au minimum les facteurs externes qui peuvent avoir un impact négatif sur la collaboration à distance, il faut s’assurer que le travail d’équipe puisse se faire dans un environnement numérique qui est relativement facile à apprendre, tout en s’adaptant aux besoins spécifiques des membres de l’équipe. Teams est disponible pour plusieurs appareils et systèmes d’opération et il existe une panoplie de tutoriels pour la plateforme.

De plus, il est recommandé de ne pas multiplier les plateformes, car cela augmente le risque de s’éparpiller et de perdre des informations. L’apprentissage lié à chaque outil pose un défi supplémentaire pour les étudiants moins à l’aise avec les technologies. Teams permet d’accomplir les tâches liées à toutes les étapes du travail en équipe.

Dans l’objectif que son investissement relié à l’apprentissage de l’écosystème Microsoft 365 soit encore plus rentable, l’étudiant peut concevoir son cartable de notes de cours virtuel en créant, à part, son bloc-notes personnel OneNote. Il peut ainsi créer une structure de classement, intégrer les documents et les ressources distribuées par tous ses enseignants (notes de cours, consignes d’exercices et de travaux, etc.) dans les pages de son bloc-notes. Il peut prendre des notes directement à l’intérieur de ces pages et les annoter ou créer de nouvelles pages. Il peut par la suite copier certaines pages de son bloc-notes personnel vers le bloc-notes de son équipe de travail.

Références utiles

Ressources théoriques sur le travail en équipe à l’ère du numérique

Activités de brise-glace et outils pour faciliter la formation d’équipes

Ressources sur Teams et Microsoft 365

À propos des auteurs

Caroline Demers

Caroline Demers enseigne au DEC en Techniques de bureautique depuis une dizaine d'années au Cégep Garneau. Elle a également occupé un poste de conseillère en pédagogie numérique au Bureau de la mise en oeuvre du Plan d'action numérique. Elle possède un DEC en Techniques de bureautique, un diplôme universitaire de 2e cycle en enseignement collégial (MIPEC) et une expertise qui lui ont notamment permis d'acquérir la compétence numérique, des habiletés en gestion de projets et une polyvalence. Elle étudie présentement en technologie éducative. En plus de savoir cibler les besoins et le potentiel pédagogique des TIC, elle les exploite de manière optimale en les intégrant dans différentes approches pédagogiques actives afin de faciliter les apprentissages et le travail en collaboration, dans l'objectif qu'elles deviennent une véritable valeur ajoutée pour les étudiants et les enseignants. Caroline aime partager son expertise en conseillant, en formant et en guidant ses pairs, ainsi qu'en travaillant en équipe sur différents projets numériques innovants.

Andy Van Drom

Andy Van Drom enseigne l'anglais, langue seconde, et la linguistique depuis 2005, d'abord à l'Université Laval, puis, depuis 2012, au Cégep Limoilou. Après avoir terminé des études doctorales en linguistique, il travaille maintenant à temps partiel à une maîtrise en enseignement collégial avec Performa. Andy a également publié 3 manuels chez Pearson ERPI et a développé plusieurs ressources éducatives libres en format numérique. Son grand intérêt pour les outils technopédagogiques et l'apprentissage actif l'ont mené à travailler avec Profweb, où il est éditeur depuis 2017. En 2019, il a reçu une Mention d'honneur de l'AQPC et le prix EF Excellence Award in Language Teaching.

0 commentaire(s)

Commenter

* champs obligatoires
Type d'intervention*