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Publié le 17 mars 2021 | Multidisciplinaire

Organiser efficacement les heures de disponibilité virtuelle pour les étudiants

Cet article est une traduction d'un texte paru dans le volet anglophone de Profweb.

Au printemps 2021, les étudiants qui entrent dans votre bureau pour vous poser une question rapide sont sans doute plus que rares. Répondre à l'appel vidéo d'un étudiant est plus facile que jamais. Une difficulté, cependant, est exacerbée: à moins que vous ne passiez de longues périodes interrompues devant votre écran à attendre les appels d'étudiants, planifier une rencontre virtuelle requiert typiquement plusieurs allers-retours de courriels pour trouver une plage horaire qui convient aux deux parties. À moins que vous ne laissiez un outil de prise de rendez-vous en ligne faire le travail pour vous! Ça vous semble séduisant? Cet article présente les possibilités offertes par les outils de prise de rendez-vous en ligne et quelques options gratuites intéressantes pour les enseignants du collégial.

Comment les outils de prise de rendez-vous en ligne fonctionnent-ils?

Toutes les plateformes de prise de rendez-vous présentées dans cet article fonctionnent suivant les mêmes principes de base: après avoir créé un compte, vous définissez des disponibilités générales, qui génèrent une page de rendez-vous que les étudiants peuvent visiter pour sélectionner le jour et l'heure qui leur conviennent le mieux. Une fois qu'un rendez-vous est pris, l'enseignant et l'étudiant reçoivent un message de confirmation automatique.

En programmant des disponibilités récurrentes chaque semaine, vous pourrez fonctionner de la même façon que vous le feriez pour des heures de disponibilités à votre bureau. Cela fournit aux étudiants une structure claire et prévisible quant aux moments où ils peuvent vous rencontrer. De plus, vous pouvez remplacer manuellement les disponibilités pour des dates spécifiques, par exemple si vous voulez étirer vos heures de disponibilité avant une évaluation importante.

Vous pouvez aussi relier la plateforme à votre calendrier en ligne (un calendrier Google ou votre compte Outlook institutionnel, par exemple), ce qui évite les doubles réservations. Cela signifie aussi que vous pouvez simplement marquer une plage horaire comme « occupée » dans votre calendrier en ligne si vous voulez bloquer les demandes de rendez-vous pendant une période où vous seriez normalement disponible.

Les plateformes de prise de rendez-vous peuvent, bien sûr, être utilisées pour la prise de rendez-vous en personne, mais le niveau d'automatisation qu'elles fournissent est particulièrement utile en ligne. Quand un étudiant prend un rendez-vous pour une rencontre virtuelle, un lien de vidéoconférence peut être généré automatiquement (par exemple sur Teams ou Zoom, dépendamment de l'outil que vous choisissez).

Des règles supplémentaires rendent possible de définir ou de restreindre d'autres paramètres, par exemple:

  • Accepter seulement les demandes de prise ou d'annulation d'un rendez-vous faites un certain nombre d'heures à l'avance (par exemple, vous pouvez choisir qu'un étudiant ne puisse pas réserver une plage horaire moins de 12h à l'avance et ne puisse pas annuler moins de 2 h à l'avance)
  • Envoyer des rappels automatiques (par exemple, 1 jour ou 1 h avant la rencontre)
  • Préciser la durée des rencontres (par exemple, les étudiants peuvent choisir entre 15, 30 ou 60 min)
  • Établir un tampon entre les rencontres (par exemple, si vous définissez un tampon de 15 min et qu'un étudiant prend un rendez-vous de 14:00 à 15:00, la prochaine plage horaire disponible sera à 15:15)
  • Limiter le nombre maximum de rendez-vous qui peuvent être pris au cours d'une même journée (par exemple, ne pas accepter plus de 5 rendez-vous même si vos disponibilités pour la journée en permettraient 8)

La prochaine section fait une liste non exhaustive d'outils de prise de rendez-vous en ligne qui peuvent être utiles à des enseignants du collégial ou d'autres professionnels de l'éducation. Ils sont gratuits ou ont des fonctionnalités gratuites.

Quelques outils de prise de rendez-vous

Bookings

Bookings est une application de Microsoft, ce qui signifie que vous aurez plein accès à la plateforme si votre établissement utilise l'écosystème Microsoft 365. Cela lui confère un avantage par rapport à d'autres plateformes dont les versions gratuites ne donnent accès qu'à quelques-unes des fonctionnalités. De plus, Bookings s'intègre parfaitement à votre calendrier Outlook institutionnel et à Teams (optionnel: vous n'avez pas à utiliser Teams pour profiter de Bookings).

Bookings doit être activé par l'administrateur de Microsoft 365 dans votre établissement. Si vous ne voyez pas Bookings dans l'interface de Microsoft 365, vous devez peut-être contacter les responsables de l'informatique dans votre collège pour qu'ils l'activent pour vous.

Fonctionnalités:

  • Générez automatiquement un lien vers une rencontre Teams ou Skype. Aussi disponible en tant qu'application Teams.
  • Créez plusieurs calendriers (par exemple, un calendrier pour les rencontres avec les étudiants et un autre pour les tâches administratives).
  • Définissez différentes catégories de rendez-vous, chacune associé à des disponibilités particulières (par exemple, vous répondez aux questions en lien avec les stages les mercredis et vendredis).
  • Partagez un calendrier avec différentes personnes (par exemple, si vos collègues et vous offrez du soutien à des étudiants à tour de rôle, chaque enseignant peut définir ses disponibilités et les étudiants sont appariés automatiquement avec la personne disponible pendant la plage horaire qu'ils choisissent).

Exemple d'une page Bookings. Selon le type de rendez-vous qu'on choisit, les plages horaires disponibles s'affichent.

Calendly

Calendly est une plateforme indépendante, ce qui signifie qu'elle offre des possibilités d'intégration automatique plus variées que Bookings: Calendly s'intègre à un calendrier Google, à Microsoft 365 (Outlook et Teams), iCloud et Zoom.

Calendly ne restreint pas le nombre de demandes de rendez-vous, mais la version gratuite offre des capacités de prise de rendez-vous limitées:

  • 1 calendrier par utilisateur (pas de possibilité de partager des disponibilités différentes avec des auditoires différents)
  • 1 type d'événements par utilisateur (pas de possibilités de proposer des rendez-vous de durées différentes)

L'interface de Calendly est similaire à celle de Bookings, mais, dans la version gratuite, ce n'est pas possible de définir différents types de rendez-vous.

Rendez-vous dans Moodle

Si vous utilisez Moodle, vous pouvez ajouter le module Rendez-vous à votre cours pour planifier des rencontres individuelles avec vos étudiants. Le module vous permet aussi d'enregistrer les présences et d'évaluer le rendez-vous, ce qui peut être utile lors d'entrevues ou d'examens oraux.

  • Puisque le module existe seulement à l'intérieur de l'environnement Moodle, il n'y a pas d'intégration avec des calendriers externes.
  • Il n'y a pas d'intégration avec des services de visioconférence.
  • Les étudiants peuvent planifier des rencontres individuelles ou des rencontres d'équipe.
  • Un formulaire optionnel lors de la prise de rendez-vous permet aux étudiants d'ajouter un commentaire ou un fichier à leur demande de rendez-vous.

Le module Rendez-vous de Moodle permet aux étudiants de choisir dans une liste de plages horaires disponibles. Cela est intégré à l'intérieur même d'un cours sur Moodle.

SuperSaaS

SuperSaaS [en anglais] est similaire à Calendly; cette application peut être intégrée à différents services de calendrier (iCalendar, Google, Outlook). On peut aussi l'incorporer à un site WordPress (hébergé sur l'Espace web de Profweb par exemple) ou une page Facebook. Cependant, SuperSaaS ne s'intègre pas à des services de vidéoconférence, ce qui veut dire qu'il faut indiquer aux étudiants comment vous rejoindre pour la rencontre (par exemple sur Teams ou par le biais d'un lien vers une réunion Zoom récurrente avec une fonctionnalité de salle d'attente). Malgré ce défaut, SuperSaaS peut être une alternative intéressante à Calendly parce que les limites de sa version gratuite sont différentes:

  • Il n'y a pas de limite au nombre de calendriers ou de types d'événements qu'on peut établir.
  • Il n'y a pas de limite au nombre de rendez-vous qu'on peut prendre chaque mois, mais il y a une limite de 50 rendez-vous actifs à venir. Une fois qu'un rendez-vous a eu lieu, il n'est plus comptabilisé. Cette limite n'affectera vraisemblablement vos périodes de disponibilités ordinaires, mais pourra être problématique si vous demandez à tous vos étudiants de prendre rendez-vous la même semaine avec vous pour un examen.

SuperSaaS peut être lié à un bouton « Communiquer avec nous » sur Facebook, ce qui peut être utile si vous communiquez déjà avec vos étudiants sur cette plateforme (dans un groupe, par exemple).

X.ai

Enseignants d'anglais langue seconde ou enseignants de collèges anglophones: est-ce que vos étudiants communiquent avec vous par courriel en anglais pour prendre des rendez-vous? Alors x.ai [en anglais] pourrait être une option intéressante. Cet outil permet de:

  • partager une page de calendrier, comme les autres outils de prise de rendez-vous
  • envoyer des liens pour la planification d'un rendez-vous unique, avec des disponibilités adaptée à une personne en particulier

La particularité de x.ai est d'utiliser l'intelligence artificielle pour gérer la prise de rendez-vous par courriel (en anglais):

  • Ajouter « scheduler@x.ai » en copie conforme dans un courriel et un assistant virtuel enverra à vos invités une liste de plage horaire dans laquelle ils pourront choisir, puis gérera le suivi.
  • Ajouter votre plateforme ou vos plateformes de visioconférence préférées, parmi une longue liste pour que des liens de rendez-vous soient générés automatiquement.

Moins de planification, plus de rencontres

Paramétrer un outil de prise de rendez-vous peut sembler lourd au départ, mais cela vous épargnera un nombre incalculable de MIO, courriels et autres messages pendant la session. Vous éviterez d'avoir à être devant votre écran pendant des heures à attendre que les étudiants se présentent spontanément comme ils le feraient pour vos heures de disponibilités en personne à votre bureau. Tout ceci vous donne plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte: rencontrer vos étudiants.

Quel outil utilisez-vous? Qu'est-ce qui vous plait et vous déplait de cet outil? Faites-le-nous savoir dans les commentaires!

À propos de l'auteur

Andy Van Drom

Andy Van Drom enseigne l'anglais, langue seconde, et la linguistique depuis 2005, d'abord à l'Université Laval, puis, depuis 2012, au Cégep Limoilou. Après avoir terminé des études doctorales en linguistique, il travaille maintenant à temps partiel à une maîtrise en enseignement collégial avec Performa. Andy a également publié 3 manuels chez Pearson ERPI et a développé plusieurs ressources éducatives libres en format numérique. Son grand intérêt pour les outils technopédagogiques et l'apprentissage actif l'ont mené à travailler avec Profweb, où il est éditeur depuis 2017. En 2019, il a reçu une Mention d'honneur de l'AQPC et le prix EF Excellence Award in Language Teaching.

1 commentaire(s)

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    Valerie Maniere a écrit le 12 avril 2021 à 9h29

    J'utilise Framadate. L'outil est simple et facile d'utilisation tant pour l'enseignant que pour les étudiants. Cependant, il ne s'intègre pas directement à un calendrier et chaque sondage ne peut pas être renouvelé facilement. Il ressemble à Doodle, mais il est gratuit.

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