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Publié le 29 avril 2020 | Multidisciplinaire

Gérer vos rencontres en ligne comme un pro

Cet article est une traduction d'un texte paru dans le volet anglophone de Profweb.

En réponse aux événements sans précédent de la session d'hiver 2020, les plateformes de visioconférence ont gagné en popularité. Ayant organisé de nombreuses réunions en ligne au cours des 20 dernières années, j'ai appris quelques trucs pour que tout se déroule bien et j'aimerais les partager avec vous.

Il existe un grand nombre de plateformes commerciales de visioconférence, offertes à des prix différents, et certaines options libres et ouvertes. Parmi les plus populaires (en ordre alphabétique):

Votre collège a peut-être choisi un outil pour vous. Sinon, tentez de choisir un outil qui fonctionne sur différents supports (PC, Mac, Linux, Android, iOS), puisque vos étudiants ou collègues utiliseront des appareils variés (portable, tablette, téléphone).

Familiarisez-vous avec la plateforme

Si vous êtes novices, faites des essais avant d'utiliser un logiciel pendant une vraie rencontre. Des tutoriels sont peut-être disponibles sur le site du développeur ou sur YouTube.

Vous pouvez planifier une rencontre avec un collègue ou un ami pour tester la plateforme à l'avance. Vérifiez quelles sont les fonctionnalités du logiciel. Peut-être qu'elles incluent des outils de sondages ou un tableau blanc. (Très utile!) La possibilité de partager votre écran est également un atout. Cela vous permet de montrer des sites web ou de faire des démonstrations de logiciels. Vous pouvez même partager une vidéo pour que tout le monde la voit en simultané, mais commencez par la base: une présentation solide qui intègre des activités interactives pour garder les participants engagés.

Pendant la pandémie de COVID-19, certains développeurs ont augmenté les options de sécurité pour aider les gestionnaires de rencontres à bloquer l'accès des participants non autorisés et pour mieux gérer les interactions entre les participants pendant les rencontres. C'est une bonne idée de vous familiariser avec ces fonctions avant votre première réunion.

Se préparer pour la rencontre

Comme pour n'importe quel rendez-vous, assurez-vous que la date, l'heure et la façon de joindre la rencontre soient claires pour les participants. S'il faut un mot de passe pour joindre la rencontre, écrivez-le en gras dans votre invitation.

Plusieurs logiciels de visioconférence ont des assistants de configuration qui permettent aux participants de tester leur webcam, leur micro et leurs haut-parleurs avant la rencontre. Avant la rencontre, encouragez les participants à tester leur équipement ou prévoyez une plage horaire pour tester le matériel avec eux.

Préparez tous les documents (diaporamas, logiciels ou sites web) que vous voulez montrer pendant la présentation.

Au cours des années, j'ai éprouvé quelques problèmes en montrant des diaporamas lors de visioconférence. C’est peut-être une bonne idée d'exporter vos diaporamas en PDF et de les montrer en PDF. Vous perdrez les animations dynamiques de votre diaporama, mais vous améliorerez la prédictibilité de votre présentation. À vous de choisir!

Vous pouvez préparer un document collaboratif dans lequel tous les participants pourront travailler ensemble sur le nuage. Créez-le à l'avance et conservez l'URL à portée de main ou dans les signets de votre navigateur au cas où vous fermeriez un onglet accidentellement.

Parler tout en gérant les fonctionnalités d'une visioconférence peut être très prenant. Vous pourriez demander à un collègue ou un étudiant d'agir comme coprésentateur pour la rencontre et de:

  • surveiller le clavardage
  • gérer les droits de parole
  • changer les documents présentés

Avisez votre assistant à l'avance pour qu'il puisse se préparer adéquatement pour la tâche.

Quelques conseils pour votre visioconférence, par le Service national du RÉCIT Formation à distance

Juste avant la rencontre

30 minutes avant la rencontre, redémarrez votre ordinateur pour vous assurer qu'il soit « frais et dispos ». Puis, ouvrez tous les documents dont vous aurez besoin. Si ces documents sont sur le nuage, ouvrez plusieurs onglets dans votre navigateur pour pouvoir passer aisément de l'un à l'autre.

Il est préférable d'utiliser une connexion filaire plutôt que le wifi, qui peut être instable durant la rencontre, surtout si vous prévoyez beaucoup de partage d'écran ou de vidéo.

Une bonne pratique consiste à démarrer la visioconférence au moins 15 minutes avant le début officiel pour permettre aux gens d'entrer dans l'espace virtuel et d'effectuer un dernier test de leur équipement.

Tentez d'avoir un éclairage adéquat. Faites en sorte de ne pas avoir une forte source de lumière derrière vous, pour éviter d'apparaître à contre-jour.

Vous pourrez régler plusieurs des problèmes techniques éprouvés par les participants en leur suggérant de redémarrer leur ordinateur ou de débrancher leurs écouteurs, micro ou webcam externes et d'attendre quelques secondes avant de les rebrancher.

Si malgré cela le son de certains participants ne fonctionne pas, certaines plateformes de visioconférence proposent un numéro de téléphone pour de l'assistance technique, mais assurez-vous de vérifier que le service soit sans frais avant de le proposer aux participants.

Certaines plateformes de visioconférence existent également sous la forme d'une application mobile. Vos étudiants (et vous!) pourraient vouloir l'installer sur leur téléphone ou tablette comme solution de rechange si leur ordinateur ne fonctionne pas. Si vous avez un important problème technique ou si votre ordinateur gèle pendant la rencontre, vous pouvez utiliser l'application mobile pour joindre la rencontre et expliquer aux étudiants que vous êtes en train de travailler pour régler le problème.

Pendant la rencontre

Par moments, gérer une visioconférence peut ressembler à un numéro de jonglerie. Il peut être plus simple de réserver des moments spécifiques pour répondre aux questions pendant la rencontre pour éviter les interruptions.

Pour votre première réunion, vous pourrez vouloir réviser quelques règles de nétiquette avec les participants. Par exemple:

  • utiliser le clavardage seulement pour poser des questions
  • utiliser un vocabulaire et un ton respectueux

Essayez de trouver des façons d'engager les étudiants pendant la rencontre. Une discussion de classe peut être une façon de diminuer la pression sur vous pendant quelques minutes.

Une chose que j'ai apprise au cours des années est de fermer mon micro quand je dois tousser, éternuer ou boire du café.

Quand la rencontre tire à sa fin, rappelez-vous de remercier votre coprésentateur si vous avez eu de l'aide pendant la réunion.

Le bon équipement dans un espace bien éclairé, c'est déjà la moitié du chemin de parcourue! (Source: Gabriel Benois sur Unsplash)

Après la rencontre

Réservez-vous du temps juste après la rencontre pour finaliser des tâches ou des notes en lien avec celle-ci.

Vous pouvez noter les problèmes que vous avez rencontrés pour les régler avant la prochaine rencontre. Consultez un collègue, votre répondant TIC ou un technicien si vous avez besoin d'aide pour trouver une solution.

C'est en forgeant qu’on devient forgeron

Les rencontres n'iront pas toutes comme prévu.

Adoptez une posture d'amélioration continue: attendez-vous à certains problèmes techniques et faites de votre mieux pour les surmonter. J'ai assurément fait quelques erreurs spectaculaires au fil des années, mais j'ai assumé mes responsabilités auprès des participants, généralement avec un peu d'humour pour diminuer mon niveau de stress.

Avec le temps, votre confiance augmentera et vous serez prêt à essayer de nouvelles fonctionnalités parmi celles qu'offre votre plateforme de visioconférence et à prendre des risques!

Si vous avez vous-mêmes quelques conseils d'expert ou une expérience à partager, faites-le dans la zone de commentaires!

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