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Publié le 1 septembre 2014 | Administration

La collaboration électronique pour la réussite des projets étudiants

J'ai intégré Propulse, un outil de collaboration électronique, à ma pratique pédagogique dans mon cours de gestion de projets au Collège de Maisonneuve. Ce nouvel outil permet aux étudiants de réaliser des projets qui leurs tiennent à cœur tout en mettent efficacement en pratique le PODC (Planifier, Organiser, Diriger, Contrôler), des principes qu'ils doivent maîtriser en sciences de la gestion. Les étudiants ont été motivés par cette approche et ont découvert une façon de collaborer avec des acteurs internes et externes de façon efficace, sans barrières physiques ou organisationnelles. Je vous présente ici comment j'ai réalisé l'intégration de Propulse à mon cours, une application web qui gagne à être connue.

Dans le cours de gestion de projets, un cours intégrateur de dernière session en techniques administratives (profil finances), j'avais un dilemme à résoudre vis-à-vis mes deux groupes :

  • Est-ce que j'indique les projets sur lesquels mes étudiants auront à appliquer les concepts de gestion?
  • Ou est-ce que je laisse les étudiants les choisir eux-mêmes?

Dans la première situation, le PODC est plus prévisible et permet de donner un rythme assez « homogène » à toutes les équipes. Cela facilite le travail de l'enseignant. Dans l'autre situation, c'est du « cas par cas » où chaque projet aurait son propre contexte, son propre rythme, ses propres problématiques, etc. Étant donné mon expérience en gestion de projets, je savais bien qu'il est plus motivant de réaliser des activités et des projets qui nous intéressent que de s'en faire imposer. Mon défi : comment arriver à mettre de l'avant le PODC avec plusieurs projets dans une structure d'enseignement collégial avec une grille horaire qui, pour chacun des projets, s'échelonne sur 7 jours?

Explications autour de l'outil

Sachant que les jeunes d'aujourd'hui sont très à l'aise avec les applications sociales sur le web (Facebook, Instagram, Twitter, etc.) qui leurs permettent d'échanger entre eux, peu importe le lieu où ils se trouvent, j'ai décidé de chercher une application gratuite de gestion de projet sur le web qui aurait une saveur « réseau social ». Après plusieurs jours de recherche, j'ai enfin trouvé une application peu connue, mais qui répondait à mes critères : Propulse. Cette application de gestion de projets propose non seulement les fonctionnalités de base en gestion de projets avec les tâches, le calendrier et le diagramme de Gantt, mais permet aussi de servir de dépôt de documents, de créer des discussions et d'offrir un « fil d'actualité ». Ce dernier est du même type que sur les réseaux sociaux et comprend aussi des configurations de notification par courrier électronique.

D'habitude, les étudiants utilisent l'outil classique MS Project. Ce dernier n'est toutefois pas l'outil idéal: il ne supporte que la planification du projet, laissant de côté les communications et le partage de documents. Il faut dès lors que l'utilisateur cherche d'autres outils pour supporter ces deux autres facettes. Ceci ajoute de la complexité à la gestion. J'ai convaincu mes étudiants de tenter l'expérience Propulse en leur soulignant que cet outil permet d'avoir un environnement technologique intégré pour tous les collaborateurs, il supporte les trois facettes importantes de la gestion.

Avantages et désavantages

Les étudiants ont rapidement intégré l'outil dans le cours. Sa similitude avec les réseaux sociaux a facilité la chose. Je me suis donc retrouvé avec 13 projets à suivre dans deux groupes d'étudiants. Un autre avantage de Propulse est qu'il permet de visualiser dans un tableau de bord les différents projets, en somme, de gérer un portefeuille de projets.

Portefeuille des projets des deux groupes d'étudiants de Daniel Tremblay

Portefeuille des projets des deux groupes d'étudiants de Daniel Tremblay

Après que les étudiants aient créé leurs calendriers des différentes activités et des livrables, la règle que j'ai convenu avec eux était la suivante : chaque communication doit recevoir une réponse dans les 48 heures ouvrables de part et d'autre. Ainsi, peu importe l'horaire des différentes séances de cours de mes deux groupes, si j'effectuais un suivi de tous les projets sur Propulse le lundi matin, je devais recevoir un retour le mercredi matin. C'était aussi la même chose pour eux : si une équipe ajoutait une discussion ou un commentaire à mon endroit sur Propulse, je devais y répondre au maximum dans les 48 heures. Mais comme les jeunes d'aujourd'hui sont très connectés sur le web, les retours se sont effectués en moyenne dans les 24 heures, ce qui évitait de bloquer ou de ralentir la réalisation des activités.

Le principal désavantage de cet outil est la fonctionnalité du diagramme de Gantt, qui ne permet pas de relier les différentes tâches entre elles avec les ressources et les efforts. En somme, il ne permet pas de faire une planification initiale sérieuse comme MS Project. Il est donc préférable d'utiliser un outil comme MS Project pour planifier le projet et par la suite, de suivre sur Propulse la réalisation des principaux jalons et livrables. Comme c'est un outil gratuit, je trouvais ce point acceptable. D'autres applications de même type existent et sont plus complètes, mais elles sont payantes.

Conseils

En terminant, suite au succès de l'intégration de Propulse avec mes deux groupes en gestion de projets à l'hiver 2014, j'ai formé mes collègues afin de qu'on puisse se servir de l'application pour les activités et projets du département. Ainsi, Propulse est présentement utilisé pour gérer l'activité d'accueil des nouveaux étudiants pour la session de l'automne 2014.

8 commentaire(s)

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    Chiraz Besbes a écrit le 3 septembre 2014 à 11h09

    Merci Monsieur Tremblay ! Je suis enseignante en administration et suite à votre article, j'ai exploré cet outil que je trouve fort intéressant ! Si c'est possible d'assister à un de vos cours pour voir comment les étudiants l'intègrent, je serais très intéressée ! Merci

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    Daniel Tremblay a écrit le 3 septembre 2014 à 12h02

    Bonjour ! Faites-moi parvenir vos coordonnées sur mon courriel du Collège (à coté de ma photo sur cet article) pour en discuter. Cordialement, Daniel Tremblay

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    André Beauregard a écrit le 9 septembre 2014 à 12h32

    Bonjour. J'ai bien apprécié votre article. à titre d'information, voici un site avec toute une liste de logiciels sur la gestion de projet : http://fr.wikipedia.org/wiki/Logiciel_de_gestion_de_projets Propulse y est comparé avec d'autres logiciels.

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    Nicole Perreault a écrit le 9 septembre 2014 à 15h45

    Merci pour ce récit ! Il propose une activité pédagogique fort intéressante qui est en lien direct avec l'objectif 5.2.1 du Profil TIC des étudiants 2014 "organiser son temps et ses tâches" (plan de travail, échéancier avec, par exemple, un agenda, un gestionnaire de tâches, un outil de gestion de projet, etc.). Lien vers le Profil TIC des étudiants 2014 : http://www.reptic.qc.ca/wp-content/uploads/2013/08/profil-tic-etudiants-2014.pdf.

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    nathalie gagné a écrit le 16 janvier 2015 à 19h27

    très intéressant, je cherchais ce genre d'application pour un projet de groupe à notre ferme-école. ça semble facile à utiliser. J'ai une question: Est-ce que la personne responsable du projet doit inscrire les participants ou les participants peuvent s'inscrire au projet? est-ce que, chaque personne reçoit un courriel quand une tâche est effectuée? merci

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    Daniel Tremblay a écrit le 17 janvier 2015 à 7h50

    Les deux façons sont possibles. Pour ma part, j'ai une préférence à l'inscription des étudiants au projet qui est plus participative.

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    Daniel Tremblay a écrit le 17 janvier 2015 à 7h52

    La réception de courriel se fait sur plusieurs types d'activités et est configurable.

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    nathalie gagné a écrit le 7 février 2015 à 11h31

    Monsieur Tremblay, nous avons commencé l'utilisation de Propulse (suite à la lecture de votre récit..merci!) . Nous avons une question p/r à la section Documents. Il semble qu'y déposer des liens (adresse URL) comme un google doc semble difficile, en fait pas le dépôt mais quand on y va par la suite, le lien ne se fait pas. Avez-vous eu ce genre de problème avec votre utilisation?

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