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Publié le 19 octobre 2017 | Techniques de bureautique

L’entreprise-école en bureautique: des étudiants-employés en apprentissage avec des situations authentiques

Ce récit a été rédigé en collaboration avec Karenne Lafleur, stagiaire en technologie éducative (Université Laval) chez Profweb ainsi qu’avec la collaboration de Caroline Boucher, conseillère pédagogique et REPTIC au Cégep de Lévis-Lauzon.

Depuis plusieurs années, je caressais le rêve que mes étudiants de bureautique puissent développer leur autonomie et leur débrouillardise grâce à des situations authentiques en entreprise. Celles-ci ont l’avantage de placer l’étudiant au centre de ses apprentissages. Mes collègues et moi avons opté pour la création d’une entreprise-école. Celle-ci permet aux étudiants et au personnel du collège de bénéficier de l’expertise des étudiants en bureautique.

Plusieurs raisons ont incité l’équipe d’enseignants en bureautique à tendre vers une entreprise-école où les technologies sont omniprésentes :

  • Permettre aux étudiants de développer leurs habiletés du Profil TIC des étudiants du collégial, comme celles portant sur la recherche, le traitement et la présentation visuelle de l’information.
  • Permettre aux étudiants de travailler en réseau et d’exploiter les TIC de manière efficace et responsable.
  • Offrir un accompagnement aux enseignants qui ne sont pas à l’aise avec l’enseignement de compétences en lien avec les TIC.
  • Faire connaître et valoriser le domaine de la bureautique, puisque les besoins sont grandissants sur le marché du travail.

Mes collègues et moi, nous nous sommes réunis afin de trouver une façon de mettre en action et en valeur le savoir-faire des finissants et peut-être attirer de futurs étudiants dans le programme.

Deux étudiantes en Techniques de bureautique, en action dans l’entreprise-école (crédit photo : Martin Hardy).

Cadre pédagogique

Notre principale préoccupation, au moment de revoir la grille-programme, était de modifier la 6e session pour qu’elle soit entièrement axée sur la pratique. Nous voulions permettre aux étudiants d’évoluer dans un milieu reflétant la réalité du marché du travail. Il fallait aussi trouver une façon pour qu’ils développent des habiletés numériques essentielles pour leur futur travail.

Après avoir analysé la proposition et nous être assurés que les étudiants seraient en mesure d’atteindre les 7 compétences associées au programme, l’idée a fait son chemin. Ce «  cours  » est devenu l’activité de synthèse du programme. À la 6e session, les étudiants consacrent une quinzaine d’heures par semaine à l’entreprise-école. Les 4 heures de travail hors classe prévues dans la pondération servent à terminer certains dossiers, à compléter le portfolio, à faire des lectures, etc. Le cours doit respecter les attentes définies par la Politique institutionnelle d’évaluation des apprentissages (PIÉA).

Le fonctionnement de l’entreprise-école

L’entreprise-école a pour mission de :

  • Compléter la formation des étudiants en bureautique à l’aide de situations réelles en entreprise
  • Permettre aux étudiants en bureautique de se réaliser grâce à l’application concrète et professionnelle de leurs connaissances
  • Répondre aux besoins de la communauté étudiante (et ceux d’organismes externes)
  • Développer les savoir-être et les attitudes professionnelles

Les étudiants de bureautique ont l’occasion de transposer leurs connaissances en pratique.

En janvier 2016, le département de bureautique a procédé à une analyse pour identifier les besoins des enseignants. Tous n’ont pas le même niveau d’aisance à intégrer les TIC. Tout le personnel du collège peut donc faire appel aux services de l’entreprise-école en se rendant sur le site web, que les étudiants en Techniques de bureautique ont grandement contribué à développer.

Formulaire de demande de service sur le site de l’entreprise-école.

Carte professionnelle développée par les étudiants de Techniques de bureautique.

Notre offre de services se déploie en 4 volets:

L’offre de services de l’entreprise-école
Service offert Exemples de projets réalisés par les étudiant
Formation Donner de la formation WordPress aux 21 étudiants du cours Mise en marché du programme de Gestion agricole
Organisation d’événement Préparation de colloques
Aide à la réalisation de capsules WebTv
Production de documents Logos, publicités, formulaires, billets, vignettes, sites web, cartes professionnelles, etc.
Révision linguistique Correction de documents divers

Les coordonnateurs (étudiants sélectionnés suite à des entrevues) analysent les demandes de services selon les dates requises, les disponibilités et l’expertise des étudiants. Les étudiants rencontrent leurs clients pour comprendre leurs besoins avant de commencer le projet. Les rôles et responsabilités des « employés » de l’entreprise-école sont très bien définis. Les étudiants connaissent nos attentes et je crois que c’est engageant et motivant pour eux.

Le travail collaboratif pour le développement d’habiletés TIC et pour maximiser la productivité

Nous avons un local aménagé comme une petite entreprise. Différents laboratoires informatiques situés dans le même bloc sont également mis à la disposition des étudiants pendant les heures d’ouverture du collège. Un local est réservé pour les « rencontres clients », pour des réunions ou pour faire des travaux d’équipe. Les ordinateurs sont équipés de logiciels comme :

  • Microsoft Office 2016
  • Adobe Photoshop CS6
  • Adobe InDesign CS6
  • Adobe Acrobat DC Pro

Nous utilisons les fonctions de travail collaboratif, comme des documents OneNote ou des classeurs Excel partagés. Je fais aussi les évaluations des étudiants sous forme de portfolio numérique. L'aspect collaboratif permet aux étudiants et à moi-même de maximiser la productivité en évitant l'aller-retour de courriels et de doublons de versions de livrables. Donc, on travaille avec les outils et médias qu’on retrouve sur le marché du travail.

Les étudiants aiment beaucoup cette formule. Une étudiante m’a dit qu’elle aimait l’entreprise-école parce que ce n’est pas un cours ! Elle était beaucoup plus engagée et motivée qu’en classe. Les situations authentiques permettent de mieux évaluer le savoir-être et les attitudes professionnelles des étudiants. J’observe que beaucoup d’entre eux se démarquent en étant dans le feu de l’action. Ils s’en étonnent eux-mêmes.

Quelques conseils pour les collègues qui souhaitent aller dans le même sens que notre modèle

  • Créer des horaires variables pour répondre aux besoins des demandeurs de services et offrir une plus grande disponibilité des ressources.
  • Permettre aux étudiants de se libérer 2 jours par semaine pour offrir plus de temps en « vrai » milieu de travail.
  • Faire en sorte que le « cours » soit donné par un même enseignant.
  • Laisser beaucoup d’autonomie aux étudiants, car cela favorise leur engagement.
  • S’assurer de mettre en place des mécanismes pour évaluer et enseigner le savoir-être professionnel, pas simplement le savoir-faire.
  • Bien choisir le type de service et le rôle attribués aux étudiants, puisqu’ils doivent se montrer débrouillards et attentifs aux besoins des autres.

Perspectives d’avenir

Mes collègues tentent de faire de plus en plus de liens entre leurs cours et l’entreprise-école. Je souhaite que ce réflexe se développe dans d’autres disciplines contributives. La direction croit beaucoup en notre projet et en parle dans les chambres de commerce et ailleurs. Je souhaite sincèrement qu’on puisse ouvrir l’entreprise-école à l’année et offrir leurs services à l’extérieur du collège. Par exemple, pour offrir des services de création de capsules formatives autoportantes destinées à la communauté ou offrir un accompagnement pour la création de blogues.

Vous expérimentez une formule similaire dans votre collège? Merci de le partager avec nous!

À propos de l'auteur

Martin Hardy Il a complété un DEC en informatique au Cégep Garneau. Il s’est ensuite tourné vers les arts scéniques avant de poursuivre sa carrière comme formateur en bureautique et multimédia. Il enseigne au Cégep de Lévis-Lauzon en Techniques de bureautique depuis maintenant 10 ans. En tant qu’autodidacte, Martin a appris plusieurs techniques et logiciels dans le domaine du graphisme et du web. La pédagogie et la technologie sont devenues des passions. Son profil intrapreneurial fait en sorte qu’il aime se mettre au service de ses étudiants. « J’ai eu quelques expériences hétéroclites, mais je réalise qu’elles contribuent à faire de moi l’enseignant que je suis aujourd’hui. »

1 commentaire(s)

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    Nicole Perreault a écrit le 20 octobre 2017 à 15h02

    Toutes mes félicitations pour cette belle initiative qui, je suis certaine, est appréciée tant par les les étudiants du programme que par les personnes qui bénéficient de l'offre de service de l'entreprise-école. J'espère que le cadre du Profil TIC des étudiants vous a été utile. De leur côté, les étudiants du programme de bureautique du Cégep Lionel-Groulx évoluent dans un Centre d'aide en bureautique qui offre aux gens du cégep des ateliers thématiques de 15 minutes sur l’utilisation des TIC. Voir ici : https://bureautique.clg.qc.ca/. Par ailleurs, toujours en lien avec le Profil TIC, vos étudiants pourraient peut-être donner de l'aide sur les sujets suivants : 1. Gérer ses fichiers numériques (H5.1.3 du Profil TIC ou 2. Veiller à la sécurité de l'information numérique H5.3). Bravo encore et au plaisir de vous rencontrer !

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