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Publié le 12 février 2012 | Communication

Google Documents : pour résoudre les problèmes de partage et de collaboration

Charles Messier rencontrait divers problèmes de partage, de diffusion et de collaboration de documents Word et Excel, et ce, tant avec les élèves qu'avec ses collègues. Google Documents lui a offert des solutions qui ont transformé sa façon d'enseigner.

Que des problèmes

Auparavant, j'avais toujours des élèves qui me disaient ne pas être parvenus à ouvrir mon document Word ou Excel en raison d'une incompatibilité de versions.

D'autres voulaient que je leur fasse de nouveau parvenir un document envoyé par pièce jointe ou bien me disaient, en début de parcours collégial, qu'ils ne trouvaient pas le document déposé dans les méandres de LÉA.

Après l'envoi d'un document, il m'arrivait parfois de découvrir une erreur. Je devais alors renvoyer une nouvelle version. Chaque fois, certains de mes étudiants continuaient d'utiliser la mauvaise...

Avec une collègue qui donnait le même cours que moi cet automne, je souhaitais que l'on travaille en collaboration sur un document pour expliquer le logiciel Photoshop. J'étais embêté par la perspective de renvois à répétition de documents et par les communications incessantes avec ma collègue pour savoir où elle en était rendue, comment elle avait traité tel ou tel aspect, si elle était satisfaite de mon travail, etc.

L'application infonuagique Google Documents m'est apparue dès lors comme la solution à tous mes problèmes. J'ignorais cependant jusqu'à quel point j'allais transformer ma façon de partager de l'information.

Charles Messier présente son utilisation de Google Documents

Que des solutions

Pour consulter des Google Documents, nul besoin de posséder un compte. Pour en créer, on utilise son courriel Gmail ou bien on configure un compte sur le site de l'application. Apparaît alors une fenêtre dans laquelle sont listés tous les documents qui sont des équivalents de Word, Excel et PowerPoint. Il est même possible de créer des formulaires ainsi qu'un type de document appelé Dessin.

L'interface d'édition ressemble à celle de la suite Office, mais elle est agréable pour l'œil. Je me suis d'abord surpris à constater que le travail s'enregistre en temps réel. Plus rien ne se perd et tout est accessible sur n'importe quel ordinateur branché à Internet. Il est tout de même possible de travailler hors connexion. Tout se met à jour une fois de retour en ligne.

Interface d'édition de Google Documents

Interface d'édition de Google Documents

Il n'y a plus d'incompatibilité de versions de documents puisque le logiciel est le navigateur. Je recommande d'utiliser Google Chrome pour de meilleurs résultats.

Plutôt que d'envoyer une pièce jointe, on envoie le lien de la page, en s'assurant auparavant d'avoir activé la fonction de partage. Il est même possible d'autoriser certaines personnes à le modifier. Si on le souhaite, le document reste secret.

Expérimentations

Dans un de mes cours, les étudiants devaient m'indiquer le thème choisi pour la réalisation d'une affiche. Pour ce faire, chacun allait dans un même document pour l'inscrire. Ils étaient vingt-cinq à travailler simultanément.

Pour réserver les plages horaires d'une salle de montage, j'ai créé une Feuille de calcul à laquelle tous les étudiants ont accès en écriture. Si un élève effaçait le nom de quelqu'un d'autre pour prendre sa place, une fonction me permettait de voir ce qui était écrit à l'origine. J'ai pu constater qu'aucun élève n'a osé le faire.

J'ai créé une autre fois un Document où les élèves avaient aussi accès en écriture pour inscrire cinq questions-réponses relatives à un exposé oral qu'ils ont fait sur l'histoire du cinéma. La banque de questions devait être étudiée par toute la classe pour l'examen final. Je n'ai rien eu d'autre à faire que de corriger les erreurs de français et de supprimer les questions non pertinentes.

Quant à ma collaboration avec ma collègue pour le document sur Photoshop, je voyais simultanément ce qu'elle écrivait lorsqu'elle travaillait en même temps que moi. Plus de fichiers à s'envoyer! Une fois satisfaits, nous avons fait parvenir le même hyperlien aux élèves pour qu'ils consultent le document, sans l'autorisation de le modifier. En cours de session, elle ou moi continuions de l'améliorer. Tout le monde avait instantanément la nouvelle version.

Des limites

Les fonctions de mise en page ne sont pas aussi poussées que celles de la suite Office. Lorsque l'on doit rédiger un document qui demande une mise en page complexe, comme un travail scolaire, un mémoire de maîtrise ou une thèse de doctorat, les limites sont vite atteintes. C'est pourquoi je recommande l'utilisation d'un gabarit.docx pour concevoir les travaux. Vous pouvez le télécharger avec son guide d'utilisation et un exemple de travail réalisé par un étudiant.

Si vous avez trouvé d'autres vertus à Google Documents ou avez rencontré des problèmes en l'utilisant, partagez-le-moi ci-bas! Vous pouvez également me joindre sur les réseaux sociaux.

7 commentaire(s)

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    Philippe Aubé a écrit le 13 février 2012 à 9h03

    Si vous êtes à l'aise en anglais, ne manquez pas le récit de cette semaine dans le volet anglophone de Profweb : Using Google Docs – A Mixed Blessing (http://www.profweb.qc.ca/en/publications/stories/using-google-docs-a-mixed-blessing/index.html)

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    Nicole Perreault a écrit le 13 février 2012 à 10h33

    Bonjour Charles, Votre récit est publié la semaine même où je tiens une chronique (voir accueil Profweb) qui invite les enseignants à placer de l'information dans des pages Google Documents que j'ai créées. Les membres du Réseau REPTIC http://www.reptic.qc.ca font régulièrement appel à Google Doc pour colliger et partager de l'information et nous ne saurions nous en passer. Je vous invite d’ailleurs à alimenter une de ces pages en identifiant des indicateurs qui permettraient d’évaluer l’efficacité de votre intéressante intervention sur la motivation de vos étudiants... En outre, votre récit offre un gabarit de mise en page de texte à l'intention des étudiants. Cette habileté à rédiger un rapport se retrouve, textuellement pourrait-on dire, dans le du Profil TIC des étudiants http://reptic.qc.ca/dossiers/profil-tic-eleves/le-profil.html développé par le Réseau REPTIC. Il s’agit de l’habileté 3.1 « Créer un document à l’aide d’un traitement de texte ». Pour toutes ces raisons, bravo et merci pour ce récit !

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    Philippe Gagné a écrit le 13 février 2012 à 11h19

    Fort intéressant. Notre département compte justement essayer de partager de l'information avec cet outil. Par exemple, nous voulons créer un fichier qui contiendra tous les contenus de cours (thèmes, lectures, approches, etc.) de tous les profs. La grille de cours d'un département de langue seconde peut compter une vingtaine de sigles de cours différents. C'est une façon parmi d'autres d'assurer la cohérence du curriculum.

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    Nicole Perreault a écrit le 14 février 2012 à 10h17

    Jules Massé, enseignant et REPTIC à l'ITHQ, commence à expérimenter Google Doc comme espace de "clavardage": durant son cours, les étudiants indiquent leurs questions, commentaires et suggestions dans le document Google Doc https://docs.google.com/document/d/1gj9HFvyg5RGYpQYRfU6QGoobpZBKytXVfnlaN_j30AI/edit au fur et à mesure que le cours se déroule. La page est consultée régulièrement et l'enseignant peut placer des réponses dans le document.

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    Mireille Francesconi a écrit le 16 février 2012 à 12h13

    Merci, Charles, pour ton article très instructif et inspirant. Tu proposes des pistes pédagogiques originales pour l’usage de Google Documents comme la création collective d’une banque de questions d’examen. Nous pourrons tous certainement en tirer profit.

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    Josianne Lafrance a écrit le 17 février 2012 à 14h02

    Merci Charles pour cette initiative et ce récit de pratique inspirant.

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    David Descent a écrit le 19 février 2012 à 18h41

    Excellente chronique! J’aime bien ton recours à la vidéo. On peut dire que tu prêches par l’exemple. Il faudra suivre Google dans le développement des multiples applications : visioconférence, sondage, réseaux sociaux, etc. J’utilise l’application formulaire pour faire des sondages sur des de besoin de perfectionnement par exemple. Je trouve l’application plus conviviale que les autres logiciels de sondage. Tu as bien raison d’insister sur la recherche d’efficacité, de convivialité et de partage avec les TIC. La suite Google se situe dans ce paradigme.

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