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Publié le 25 août 2016 | Multidisciplinaire

Gérer efficacement ses heures de disponibilité avec une application de prise de rendez-vous

Note de l’éditrice : Cet article a été publié initialement le 1er juin 2016 dans le volet anglophone de Proweb.

Prévoyez-vous organiser de nombreux rendez-vous avec vos étudiants ou vos collègues au cours de l’année? Passerez-vous la session à courir d’un campus à l’autre, voire d’un cégep à l’autre? Ne serait-il pas agréable de pouvoir afficher vos disponibilités et de regrouper tous vos rendez-vous en un seul et même endroit? Youcanbook.me peut vous aider à vous organiser et mettre fin aux longs échanges de courriels ou de MIO pour tenter de trouver une plage horaire adéquate. Tout le monde peut bénéficier de cet outil: enseignants, conseillers pédagogiques, étudiants, aides pédagogiques individuelles, etc.

Youcanbook.me est une application simple d’utilisation qui crée une interface avec vos calendriers Google ou iCloud. Elle vous permet de déterminer vos moments de disponibilité pour des rendez-vous (par exemple, le lundi de 14 h à 16 h; le mardi de 8 h à 1 0h; le jeudi de 11 h à 15 h) et vos étudiants ou collègues peuvent s’inscrire dans une plage horaire directement à partir de la plateforme. Votre calendrier Google ou iCloud sera mis à jour automatiquement, ce qui signifie que vous n’avez qu’à consulter un seul calendrier pour demeurer à jour. Un autre avantage est que les rendez-vous peuvent être annulés directement, par l’un ou l’autre des utilisateurs, et vous recevrez une confirmation automatique. Vos heures de disponibilité s’en trouvent optimisées, puisque votre rendez-vous annulé peut être repris par quelqu’un d’autre. Youcanbook.me possède aussi des fonctionnalités vous permettant de personnaliser votre calendrier.

Sur le site web de Youcanbook.me, les nombreuses options de la plateforme sont présentées dans une vidéo (en anglais). Elle est facile à utiliser et propose des fonctionnalités qui la rendent pratique pour différents domaines, pas seulement en éducation.

L’accès à l’outil est très simple et les utilisateurs trouveront le processus de prise de rendez-vous facile et rapide. Une fois que vous avez partagé le lien de votre calendrier de rendez-vous (qui peut être inséré dans une page web ou partagée de multiples façons), vos étudiants et vos collègues n’ont qu’à choisir le moment qui leur convient en cliquant sur l’une des plages disponibles. Une fenêtre de réservation s’affiche afin qu’ils y inscrivent leur nom, leur adresse courriel et qu’ils choisissent la durée de la rencontre (cette durée peut être prédéterminée par le propriétaire du calendrier). Le propriétaire peut ajouter d’autres champs comme le département ou le cours ainsi qu’une boîte de texte pour rédiger de courts messages, etc. La version gratuite permet d’utiliser jusqu’à 5 champs dans le formulaire, alors que la version payante en offre un nombre illimité. Lorsque toutes les informations ont été fournies,  il suffit de cliquer sur le bouton de confirmation (Confirm Booking) et c’est fait! Le propriétaire du compte recevra alors un courriel de confirmation contenant tous les détails du formulaire de réservation. Il peut aussi déterminer combien de temps à l’avance il veut afficher ses disponibilités et s’il souhaite recevoir un rappel avant chacun de ses rendez-vous.

Rafael Scapin, coordonnateur des technologies éducatives au Collège Dawson, utilise cet outil depuis 2 ans. Cette méthode de prise de rendez-vous avec les enseignants a permis de réduire les interminables échanges de courriels. De plus en plus d’enseignants utilisent cette application pour réserver des rendez-vous avec lui. Rafael a décidé de se créer un calendrier « Collège Dawson » dans l’application Google Agenda pour faire le suivi des rendez-vous générés et Youcanbook.me les ajoute directement. Cela simplifie et facilite le processus pour tout le monde.

Le calendrier de Rafael Scapin sur Youcanbook.me, montrant ses disponibilités. En ajoutant un lien vers son calendrier dans sa signature de courriel, il devient facile pour les enseignants de trouver un moment pour rencontrer Rafael.

Anna Dera, une enseignante au Collège régional Champlain St. Lawrence, avait parfois une longue file d’attente à l’extérieur de son bureau pendant les semaines d’examen ou de remise d’un rapport de laboratoire approfondi. Il arrivait parfois que certains étudiants attendent en vain, puisqu’Anna ou l’étudiant devait retourner en classe avant d’avoir pu se rendre au début de la file. Plusieurs étudiants étaient frustrés par la longue période d’attente et Anna se sentait submergée par les nombreuses requêtes des étudiants. L’utilisation des feuilles de réservation amenait aussi son lot de problèmes. Un étudiant pouvait avoir réservé une plage horaire tôt le matin, mais lorsqu’Anna se présentait à son bureau, elle constatait qu’il avait biffé son nom sur la liste. Avec Youcanbook.me, Anna est au courant de tous ses rendez-vous, des annulations et des reports.

Ce que les étudiants apprécient le plus :

  • Pouvoir prendre un rendez-vous à partir de n’importe où (Anna laisse l’hyperlien vers son calendrier dans LEA pour en faciliter l’accès).
  • Accéder au système de prise de rendez-vous à partir de leur téléphone cellulaire, puisqu’il est compatible avec les appareils mobiles.
  • Savoir que l’enseignant sera disponible pour répondre à leurs questions, sans avoir à attendre.

Les étudiants qui se présentent au bureau d’Anna pour prendre rendez-vous peuvent facilement sortir leur cellulaire et lire le code QR qu’elle a créé pour qu’ils puissent accéder à son calendrier. Ils peuvent ensuite réserver une plage horaire. Anna apprécie le contrôle que cet outil lui offre pour la gestion de son horaire, tout en ayant la conviction de toujours aussi bien répondre aux besoins de ses étudiants.

Depuis qu’elle a commencé à utiliser Youcanbook.me, Anna a cessé de se faire reprocher de « n'être jamais à son bureau » par ses étudiants ».

Nicole Anne Daigle, conseillère en orientation au Collège régional Champlain St. Lawrence, jongle avec plus de 450 rendez-vous dans une seule session. Utiliser Youcanbook.me a rendu le processus de prise et de gestion des rendez-vous facile et simple. Elle utilise cet outil depuis 1 an et est satisfaite des changements positifs qu’il a apportés dans le cadre de son travail. Elle n’a plus à passer ses soirées à échanger des courriels avec ses étudiants pour tenter de trouver une plage horaire compatible. Elle trouve que cet outil réduit également le nombre d’absences, puisque les étudiants peuvent annuler ou reporter leur rendez-vous s’ils ont un imprévu. Les étudiants aiment savoir que lorsqu’ils se présentent à son bureau, ils sont assurés d’avoir une rencontre avec elle. Nicole Anne avait aussi l’habitude de proposer des heures de disponibilité sans rendez-vous, pour permettre aux étudiants de la rencontrer s’ils n’étaient pas parvenus à réserver une plage horaire. Ces séances pouvaient cependant devenir frustrantes pour les étudiants qui devaient attendre avant de pouvoir la rencontrer. Pour sa part, Anna trouvait difficile de trouver des moments de disponibilité où la majorité de ses étudiants n’avaient pas de cours ou d’autres activités.

Il semble n’y avoir que très peu d’aspects négatifs à l’utilisation de ce système de prise de rendez-vous. La version premium (payante) que Nicole Anne utilise insère des blocs de 10 minutes entre les rencontres et ceux-ci ne sont pas modifiables. Cela réduit le temps total consacré aux rencontres, en plus du fait qu’elle doit tenir compte de l’horaire des cours de son établissement. Les rendez-vous de suivi avec ses étudiants peuvent exiger un temps d’attente plus long. Anna incite tout de même ses étudiants à passer la voir à l’improviste, puisque des rencontres prévues de 15 minutes peuvent ne durer que 5 minutes, ce qui lui permet parfois de rencontrer un autre étudiant avant l’arrivée du prochain.  

Youcanbook.me est un outil à placer dans votre liste de « façons d’optimiser votre temps en 2016-2017 ». Il vous aidera à améliorer votre organisation des rendez-vous et à gérer votre temps précieux, de manière efficace. Vous pourrez éviter les doubles rendez-vous, qui peuvent survenir à travers les échanges incessants de courriels, particulièrement si vous devez gérer un nombre élevé de demandes de rendez-vous. Vos étudiants et vos collègues seront heureux de pouvoir planifier une rencontre avec vous, et de ne pas avoir à attendre!

Avez-vous déjà utilisé une application de prise de rendez-vous? Partagez votre expérience avec nous dans la zone de commentaires.

2 commentaire(s)

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    Maxime Ross a écrit le 30 août 2016 à 8h44

    J'utilise YouCanBook.Me au Cégep pour la prise de rdv avec moi par les enseignants et je sauve un temps fou depuis que j'ai découvert cet outil ! :)

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    Pauline Bimba Kapela a écrit le 21 novembre 2016 à 12h31

    je suis une non-enseignante. je suis surveillante des dîners à la C.S.D.M. . Je suis disponible présentement pour ce service des diners. Je tiens vous donner ma disponibilité et je n'arrive pas à la faire en ligne.Pouvez-vous me le faciliter ?

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